策略七：识别并对抗纯粹紧急效应

有的时候，我们会在准备面试等这种较为困难又重要的事项上拖延时间，而把时间浪费在回复电子邮件等较为简单和次要的事项上。[180]

我们每个人都会遇到这种情况。在工作上遇到繁忙的一周或是碰到重要的截止日期时，我们却将收件箱的邮件看了个遍。工作越是繁忙、时间越是紧迫，我们就越会产生赶紧把事情做完的紧迫感。不巧的是，在这种情况下，我们全面把控待办事项重要性的能力也会有所下降。因此，我们会习惯性地思考一项任务是否紧迫，而非是否重要。这种行为被称为纯粹紧急效应。图3-1清晰总结出了纯粹紧急事件的陷阱，以及应对这种情况的方法。

想要尽量避免纯粹紧急效应，第一步就是将你的待办事项（你可能从第二章起就已经在记录了）在这个矩阵中标出。尤其留心记录那些回想起来纯属紧急或并不重要的事项，在日后遇到这些事的时候，尽量选择规避。

另外，你或许会发现些许规律。例如，你是否只在截止日期快到了才去完成纯粹紧急的任务，以此作为一种逃避方式？你是否会在疲惫的时候才会靠纯粹紧急的任务作为逃避呢？又有谁总是拿对自己很紧急但对你却不重要的事情来麻烦你呢？

图3-1 紧急-重要时间判断

在生活中安排主动时间

主动时间指的是为重要但不紧急的工作（或休闲）预留的时间，在图3-1的矩阵中位于左上角。[181]

一般而言，纯粹紧急的情况最容易侵占主动时间。重要紧急的事件往往很快就能被处理；而不重要也不紧急的事情则可以不予理会（关于具体的策略，前面几章的很多内容都进行过具体讨论）。

在紧急情况发生时（比如加工简历、写一份项目方案或是给母亲打电话），我们会将重要事项往后推。时钟型人会留出一个小时的时间作为主动时间。事件型人则可能计划在一天中时间较可控时再做重要的事，比如傍晚。

把你即将处理的一些优先事项标记在图3-1上。在工作领域，这指的是那些你必须做的事情。在个人生活领域，你的优先事项则更可能是你想做的事。然后，在接下来的几周里都在日程表中规划好主动时间，并在这些时间段里安排对应的任务。

主动时间是应该没有任何干扰的：这一点至关重要。在交流互动中突然出现的纯粹紧急事件，会打断你正在做的重要事项。因此在主动时间时段，请将一切让你分心的设备关闭，并在日程表上空出时间，这样，热衷于临时起意的人就不能突然向你提出意料之外的请求了。在这整段时间里，都请集中精力完成重要的任务。

一家销售公司的高级客户业务主管费莉西亚就是这么做的。每周四的上午，她都会与自己召开一次计划会；在这段时间，她会把“重要不紧急”清单上的事项分配到为接下来的一周预留的主动时间段内。在每周的周末，费莉西亚都会填写一份记录表，标出清单上事项的完成情况。

这种做法对于费莉西亚和许多与她一样的高管而言都很好用。在我们最近对一组计算机工程师进行的调查中，一些员工被随机指定为自己空出主动时间。拥有了主动时间后，他们感觉对时间拥有了更强的掌控力，也觉得自己在时间管理方面更加高效。他们感受到的压力更小，效率也有所提高。另外，他们也觉得在工作中的整体感受有所提升，这对于他们所在的公司很有益。在这些计划主动时间的人中，84%的人表示，应该将这种方法在整个公司中普及。

想要规避纯粹紧急效应，关键就是严格遵守主动时间。不要打乱已经定好的计划，对你完成的任务进行跟踪记录。如果你因为计划外的事情损失了几个小时，那就尽快弥补。言出必行——即便你是唯一一个知道自己遵守了计划的人。就当这是关乎个人诚信的问题吧。作弊很容易，但不要犯这个错误，否则你就等于倒退回了刚开始读这本书时的处境：任务一大堆，时间却不够用。