职场中的沟通技巧

第十五章 做好充分准备

只有准备充分的演讲者才有完全的自信。怎样才叫完全的准备呢?当然不是逐字逐句的背诵,这是个大毛病,因为你不可能在众目睽睽之下,像小学生一样流利地背诵出你准备好的厚厚的讲演稿。

只有准备充分的演讲者才有完全的自信。

数年前,一位非常显赫的政府官员要在纽约的一次午餐会上做主持人,几千名听众都在等着听他演讲,想听一听他部门里的工作情况。可他一上台,人们就发现他没有准备。刚开始他想即兴讲讲,结果呢,却无话可说。于是他从上衣口袋里掏出一叠笔记来,想找一点演讲的东西,但笔记杂乱无章。他心里越紧张,说起话来就越发显得笨拙和尴尬。随着时间一分一秒地过去,他越发地绝望,也越来越不知该说什么才好。他不停地说着“对不起”,挣扎着还想从笔记中理出一点头绪来,于是他用颤抖的手端起一杯水,凑到干燥的唇边。当时的情景真是惨不忍睹。最后,他只好坐了下来,而留给大家的是一个最丢脸的演讲家的形象。他的演讲方式正印证了卢梭说的书写情书的方式,那就是:始于不知何所云,止于不知已所云。

林肯说:“即使年纪一大把,经验一大堆,如果无话可说,也免不了要为此难为情。”

丹尼尔·韦伯德也说:“如果没有准备就出现在听众面前,这和**没什么两样。”

思考:

在进行演讲之前怎样做准备?

完全的准备,不是让你逐字逐句地将演讲稿背诵下来。如果犯了这种毛病,便会花费很多精力和时间去背诵,这样会毁掉整个演讲。

H·V·卡德伯恩是美国一位资深的新闻评论家。他还在哈佛上大学时,曾参加过一次演讲竞赛。当时他选了一则题为《先生们,国王》的短篇故事作为演讲内容,然后把它逐字逐句地背诵下来,并且作了数百次的预讲。

比赛那天,他刚说出题目“先生们,国王”这几个字,头脑中就变成了空白,他吓得差点跑下台去。绝望之后,他只好用自己的话来讲这个故事,结果他得了第一名。当评委给他颁奖时,他简直不敢相信。

也就是从那时起,卡德伯恩就不再去背诵任何一篇演讲稿了,他只是做些笔记,然后自然地对听众说话。这就是他在广播事业中成功的秘诀。

每个人都知道,说话是一件很自然的事。说话前谁也不会去费力地推敲词句。我们通常是边说边想,因此言语便像我们呼吸的空气一样,不知不觉地自然流出。演讲前先写出演讲稿,再把它背下来,不但浪费精力、时间,而且很容易导致失败。

年轻时,丘吉尔每次演讲,也要写讲稿,背讲稿。一天,他在英国国会上背诵他的讲稿时,突然思路中段,脑海里一片空白。当时他尴尬极了,同时也感到了羞辱。他没有办法,只有重复一遍上句,可依然想不出下面的内容。最后,他不得不颓然坐下。从此以后,丘吉尔再也不背讲稿了。

多年前,世界最大的保险公司之一衡平人寿保险公司的副总裁范斯先生,要在西维吉尼亚州召开的有两千多人参加的“衡平人寿”代表会议中发表演讲。当时他刚刚从事人寿保险业两年,可他已非常成功。所以被安排做20分钟的演讲。范斯听说让自己在这样一次重要的会议上演讲,非常高兴。然而不幸的是,他把演讲稿背了下来。他在自家的镜子面前预演了42次,把每句词语、每个手势、每处表情,甚至怎样上台和下台的每一处细节都做了仔细准备,他想这样该万无一失了。

可他站起来演讲时,心里突然感到非常害怕。他刚刚向在场的人问声好,脑子里就什么也没有了。慌乱之中,他后退了两步,想重新开始,可脑子里依然是空白一片。于是他又后退了两步,企图重新开始,可还是没用。当时的会议台有四尺高,后面没有栏杆,和墙隔有两米宽。所以当他第四次后退时,从讲台上掉了下去,消失到隔缝里去了。听众沸腾了,全都哄堂大笑。

衡平人寿保险公司的这种滑稽表演,真是旷古鲜有。更让人叫绝的是,听众还真以为这是公司安排的助兴节目。可范斯认为那是他一生中最大的耻辱。事后他羞愧难当,因此写了辞呈。但范斯的上司说服了他,并帮助他建立了自信。范斯经历了这件事后,成了公司里一流的演讲高手。不过,他再也不背讲稿了。

这件事已过去了很多年,可“衡平人寿”公司的老前辈们,直到现在还对他的精彩演出津津乐道。

如果我们逐字逐句地背诵讲稿,面对众多听众时,很容易因心情紧张而忘记。即使没有忘记,恐怕讲起来也是呆板的,因为它不是来自我们的内心,而是出自记忆。平时我们与人说话时,我们总是想着要说的事,然后直接就说出来了,并没有特别地去留心字眼。既然我们平时都这么做,为什么面对公众说话时,又要改呢?难道我们还非要写讲稿,背讲稿,去重蹈丘吉尔和范斯的覆辙吗?

思考:

你自信能够在众目睽睽之下,像小学生一样流利地背诵出你准备好的厚厚一叠演讲稿吗?

〖JP2〗准备演讲的恰当方法,就是留意生活中那些有意义的、曾给你的人生有过指导的经验,然后把从经验中获得的思想、感悟等汇集整理。〖JP〗

人们都愿意听别人诉说生命的启示。但是经验往往说明,人们经常极力避开个人经历,因为他们认为这太局限、太琐碎。他们宁可说一些一般概念或生活哲理。我们希望听新闻,而他们却非给我们社论。我们不是反对听社论,但是社论得由报纸的编辑或发行者这些有这方面权利的人来说才行。所以,还是谈谈生命对你的启示吧,这肯定能抓住听众的心。

爱默尔非常喜欢听别人交谈,因为他觉得从任何人身上,自己都能学到东西,即使对方的地位很低下。

说实在的,一个演讲者叙述生命给他的启示时,即使他的经验是那么琐碎和微不足道,也从不会让人觉得乏味枯燥。

比如说,那些资深的官员们,他们有多年的工作经验,有自己的思想、理念,能从自身的角度去看待问题,他们所经历的事,为他们积累了丰富的生活经验,这些完全可以作为演讲的题材。

一天,来自上区银行的杰克逊先生来到了卡耐基的成人培训班,这个培训班里加上他共45人。来的路上,他在报摊上买了一份《福贝杂志》,并选了一篇题为《十年成功的秘诀》的文章来读。他之所以读它,是想找点谈话的资料,以备上课的时候使用。

课堂上,他站起身来,用很悦耳动听的声音把这篇文章读了一遍。他自己认为读得很不错,大家肯定会称赞他,可他想错了,他的文章并没有吸引众人。于是他又想从文章里挖掘一些有深度的东西来谈,可除了引用之外,并没有什么内涵。他不断地提到那篇文章,说作者如何如何讲,可他始终没有提到自己是如何想的。从他的演讲中,让听众对《福贝杂志》了解了许多,可令他们遗憾的是,他们对杰克逊自己的事情知之甚少。

他讲完后,老师对演讲进行了评析,他指出杰克逊对别人的观点阐述得太多,而没有自己的观点。但听众感兴趣的却是他自己的观点。老师要求他下次再用同样的题目进行演讲,让他把更多的杰克逊放到自己的演讲中,看看自己和作者的观点是否一致。如果是,就以自己的经历来论证;如果不是,告诉听众原因,就让这篇文章作一个例子,引出自己的演讲来。

下课后,杰克逊先生又把那篇文章读了几遍,但发现他并不同意作者的观点。于是他从记忆中搜寻事例来反驳,并用自己的经验来阐述自己的观点。他的第二次演讲,给同学们留下了深刻的印象。

思考:

自己所经历过的事情,和文字华丽、深奥难懂的评论,哪一种会更吸引听众?

什么才是适合的题目?如果它是你生活的一部分,是你人生的经验或是经过自己的思考,是属于你自己的,你就可以肯定这个题目适合你。

走进自己记忆的深处,从自己的人生经历中去发现生命里有意义并给自己留下鲜明印象的事情,从中寻找题目,这些往往都能引起听众的兴趣。

成长的过程——与童年回忆、家庭、学校生活有关的题目,一定能吸引人的注意。无论何时何地,只要可能就把自己早年的故事融在演讲中。我们观看的很多脍炙人口的电影、戏剧、故事等,都讲的是人们早年的遭遇。这足可以证明关于成长历程的题材是很有价值的,当然适合演讲。用这个方法就可以确定别人对自己小时发生的事情的兴趣:多年过去了,有一件事情还深深地印在脑海中,呼之欲出,那么你所讲出来的这件事保证能吸引人。

不寻常的经历——你有没有经历过战火的洗礼?你有没有会见过名人?你有没有曾经精神沮丧过?如果有,那么这些都可以成为最佳的演讲题材。

自己的嗜好——讲一件完全是由于自己喜欢才去做的事,通常情况下不会出现失误。如果你对某一特别的嗜好有发自内心的热诚,你就一定能把这个题目讲得生动有趣。这方面的题目要因人而异,因此也是能吸引人的题材。

追求成功的努力——这是充满着浓厚的人情味的经历。如回忆自己早年曾梦想出人头地所做的奋斗,定能吸引人;或者说说你是怎样从事某种行业的,是什么样的机遇造就了你;或者告诉人们,在如此激烈的竞争中,你所遭遇的挫折,你的追求以及你的成功。真实地去描述一个人的生活,至少它是吸引听众最保险的题材。

观点与信仰——当面临今日世界的重大情势时,你或许曾经花费很多精力和时间,去思考自己对此所应持的观点。那么,你自然最有资格去谈论它们。只是这样做时,千万不要只讲空泛陈旧的理论,那样听众可不爱听。你一定要举例来说明。演讲中切忌随意读些报纸杂志上的文章,或只是谈论这些文章的题目。如果你对此知道的并不比别人多,你还是避开为妙。如果你曾投入多年的时间和精力钻研它,那毋庸置疑,它将是你绝对要用的题材。

特殊领域——在一特殊的知识领域里,你工作多年,已成为这行的专家。如果你用多年的工作经验或研究来讨论这方面的事情,相信你一定能得到听众的尊敬和注意。

准备演讲,既不是写些字在纸上或背诵一些词句,也不是从匆匆读过的报纸杂志里摘取的第二手资料。它应该是自己将生命贮藏在心灵深处的信息的挖掘和提取。你完全没有理由怀疑自己没有材料,你不但有,而且贮藏丰富,只等你去挖掘。你也不要以为这样的题材太轻微、太个人化,听众会不喜欢。其实,只有这样的演讲才能让人快乐,使人感动。

思考:

怎样挖掘出藏在心灵深处的信息并清楚地表达出来?

不是说你有资格谈的话题就一定会吸引听众的兴趣。在决定演讲题目时,有个简单的问题可以帮你确认,你认为合适的题目,是否适合当众谈论。问问自己,如果有人直言反对你的观点,你会不会有十足的信心为自己辩护?如果你会,你的题目就一定适合。

1926年,卡耐基先生到瑞士的日内瓦参观国际联盟第七次大会,他对当时的情形做了记录。在记录中,卡耐基先生对加拿大的乔治·佛斯特爵士的发言作了高度的评价。当时佛斯特爵士上台时没有携带任何纸张或字条,他专注于自己要讲的事情上,常常通过手势来强调自己的观点。他的目的很明确,他很想让那些思想被听众了解,热切地把那些珍贵的理念传达。这种情形很明显,如同那明净透彻的日内瓦湖。

佛斯特爵士的演讲受到了听众的热烈欢迎,因为他真诚、热心。惟有对所选的题目是真心所感、真心所想时,才会有如此的显露。

福特勒主教是美国当时最具震撼力的演讲家。他从早年生活中也学到了这一课。

当福特勒还是一名学生的时候,他被选为学校辩论队的一员。在第一次参加辩论会的前一晚,他们的老师把他叫到办公室里一顿责骂,说他是一个不折不扣的饭桶,是他们这个学院辩论队有史以来最差的一位队员。

福特勒被骂得晕头转向,他不明白,既然自己是饭桶,又何必把自己挑选进辩论队。老师告诉他,选他进队的理由是因为他会思想,而不是因为他会讲。然后老师让他在书柜中的讲辞中选一段并把他讲出来。福斯勒一段话反反复复地讲了一个钟头,当老师问他错误在哪里的时候,他说自己没有错误。于是老师又让他选了一段演讲。就这样,反复地讲了几个钟头,福斯勒找到了问题的关键,他没有诚意,没有热情,他总是心不在焉,没有真实的情意。

就这样,福斯勒学到了永生难忘的一课:把自己投入到演讲中。因此,他开始让自己对自己的题材热心起来。这时他的老师才告诉他,他可以讲了。

思考:

为什么所演讲的内容一定要是真心所感真心所想?