第五章 闲聊和正规语言的区别
这一章节我们不谈口头语言了，我们对口头语言有了一些理解和解决对策，但是书面语言又过来给我们添麻烦了，它们也会使我们烦恼。假如我们不知道怎样以及什么时候来使露头语言成为我们交谈的补充部分，书面语言也会使我们无法控制他们。既然我们对书写的语言有着摆脱不掉的兴趣，我们就要去了解一下，人们是怎样理解我们用书面语言的谈话意思。假如我们这样做了，我们就可以得到我们期望能够的事情发生，而且是使得这些事情 以我们希望的方式来进行。
每个团体都有自己的宝典
实际上，每一个公司都有自己的一套文字政策或者规定，公司的长远把它们叫做公司自己的圣经。它包括一些信息与内容，比如是关于公司是如何开展工作的，有哪些方面。它可能也会包括一些公司自己的历史，它是怎样开始创业的，以及它会朝哪方面发展？
假如你在一个叫做Creations“万物“的公司里工作，你的公司的宝典叫做”圣经“。你能够怎样清楚地理解 你的公司的历史、政策、和规则呢？例如，圣经的第二章里，是关于James的事情 ：
这样，天空和地球形成了，以及所有的圣体也都出现了。在第七天，上帝结束了他一直在做的工作。从第七天，他停下了所有他 一直在做的工作。上帝用泥土做成男人，并且给予他呼吸的能力，赋予他生命。这样人类成为了这个世界的中心，人开始具有鲜活的灵魂。上帝让亚当陷入一个深深的睡眠，亚当就睡着了。然后上帝去下亚当的一根肋骨，然后把肌肉缝好。于是从亚当身上取下的这根肋骨就成为了亚当的女人，上帝把她带到了亚当的身边。
从我们的理解， 我们可以知道世界是由前六天发展而来的。也就是说，14个小时，或者说8640分钟。在第七天，上帝停止工作了。然后上帝有泥土做了男人，用男人的肋骨做了他的女人。你们公司的所有人都是这样理解的吗？回到1925年，你的公司可能会解雇掉John Thomas Scopes ，因为他对此有着不同的理解。他认为世界万物是在几百万年以前就存在了，并且他认为人类是由一些类人猿进化而来的。
其实你自己可能在平时也会有一些与规定有关的麻烦。例如，圣经旧约里的第25章节
如果你的弟兄门都很贫穷，或者是在走向崩溃，那么你就要救济他们；是的即便你是不认识他们的，即便他们是流浪者。他们可能就在这里居住下来了。不要把他们当作陌生人，也不要想他们征收赋税。但是他们一定要敬畏上帝，因为可能是他的子民在你的周围。你不要经常给他们金钱，也不要借给他们东西。
这是否意味着你不能把钱借给别人，或者不能想他们要利息？是否是说你不能把东西买给超出阿门价值的人们？对于你的财政状况和 买的情况，你还是有一些很重要的注意事项。遗憾的是，你必须要依赖于你的课文来理解，因为你的老板并没有立即理解你的意思。
阻止书面语言的误解现象
对于一份备忘录或者一分报告，你曾经读过几遍？你是否希望作者就在那里，以便于你能够向他提出问题来更好地理解他的意思？比如他为什么这样说对于这分备忘录你真的想让它有什么样的结果？你会有很多问题，你也会机会，尤其是当你不确定你是否已经理解了要点，或者是当你对文中所说的意思有怀疑时。令人沮丧的是，当时是没有人可以来问的。作者在备忘录里或者在报告里解释了几个 要点，而这些你有可能不理解。但是有一些你必须要理解是什么意思。而且总是有一些是模糊不清楚的，他们可以导致对这些书面材料的误解。
真正情况是，我们都知道，在工作的时候，口头语言同样会需要书面语言来进行补充。口头的与书面的语言交流都共同具有模糊与含混的问题。书面语言的清晰交流是通过交谈来完成的。这些书面的语言交流形式包括工作描述、业绩评估体系、书、报纸、信件、手册、表格、备忘录、说明、问卷和报告等。
大部分人们依靠书面材料在公司内部和外部来进行关键的交流。紧随着讨论后，决定并没有马上确定下来，直到一些问题出现。这是很令人遗憾的，因为我们需要清晰的语言交流。
我曾经给一个研讨班进行讲课，是关于误解的。有来自于25个不同的地区的人组成的班。当我开始讲述理解书面语言的问题时，一名经理问我备忘录的事情，他一直很依赖 备忘录。他说他 用备忘录来告诉他的下属和职员，他们需要了解些他这个领域里的事情 。他说，但是人们不利界备忘录上的信息的真实含义。他问道，为了使得他的下属与他的职员能够理解他的备忘录里的真正意思，他能做些什么呢？我建议他，最好的办法是和人们谈一谈这些备忘录里的信息，而和之谈话的这些人是他必须要他们理解的。他对于我的建议显得有点恼怒和生气，他回答，他没有时间那样做。
我们要确保理解的任务是要花些时间与辛苦的。这不是一些人想听到的事情。实际上，尽管大部分人们可能会认为，我们对书面性语言的理解要超过口头性语言，，而真实情况是相反的。书面语言看上去是清楚些，因为它有这样的有时；它可以使得我们可以反复地查看。我们在口头交流时是不能这样做的，除非我们有一个记录。。尽管这样，假如这名经理用备忘录的形式告诉我们一些事情，她在正常情况下不会把他的完整意思转达给我们。并且来回答我们的问题关于她的意思。。假如她可以和 我们一个一个地谈话，或者通过在电话里进行交谈，她会这样做的。
在口头交谈里，我们可以纠正语言的模糊性或者别的困难。由于讲者和听者是在一起，谈话就可以是互动性的。讲话者可以通过看到听者脸上的表情与迷惑来对自己的意思进行更多的解释。或者听者可以提问。但是在书面性语言里，作者有责任来使所有的信息讲给读者来了解。但是他却不能做到这一点。不管作者是这样地对读者有很多的了解，语言的模糊性使 得作者想读者进行说明与解释的任务变得很困难。除非作者亲自与读者进行交流，我们是没有办法来消除误解的。即便是有方法，我们总是还是依靠语言性材料。
当我们在书面性语言表达自己的一些信息时，我们知道，我们总是经常回头来看一看以前的情况并以此来检测一下自己的记忆力。假如我们和另外一个人或者公司签定了一个协议或者合同，我们想这分合同以书面的形式来保护我们自己，而且来对付对方。让这分合同以书面形式存在，这样会比双方的握手更好写些，因为一份书面性的合同可以提供一个谈话所无法保证的记录。这样会很复杂，有很多要考虑的东西在里面，这样的事情证明了，思想与观点也是要谈话来完成的。署名的书面性合同是我们双方都同意的一些内容的一个有利证据。
然而，书面**流并不能解决误解的问题。因为它不能解决注意力或者解释的问题。尽管书面性文件是已经交流过的证据，它们还是不能自己告诉我们交流的更多真实的内容。假如我们到法院，一个书面性协议会使一个审判结果的很好的一个证据，它上面的术语要比你的记忆强的多。很明显，之中书面性语言材料要比你的或者我的话语有用的多。我们对书面性语言的信任，是因为我们可以看到它，可以接触它，可以阅读它。它可以让任何人来看、读、触摸等。合同里的语言是一种尝试，就想我们在口头谈话里尽量想消除语言的模糊性，使得它更加清楚与精确。但是法院里经常有之中情况发生，协议被激烈地争执与讨论，经常有一大段的说明在某一条规定后面，为了说明某一条款，人们要想尽很多办法 。
即使是最复杂的语言也好象能导致误解，那么还有什么办法可以解决误解呢？下面我们就要讨论这个问题，包括使用平易与清楚的语言，，也包括运用一些使得谈话清楚的书面材料。
使用平易与清楚的语言
在讲英语世界里，有一场运动，即 提倡大量使用平易清楚简单的英语，以便与人们即便是没有学过专门的语言，也可以能够理解什么对他们来说是重要的。发动使用平易直接的语言这项运动，可以使人们考虑语言是这样具有清楚的意思，我们怎样来达到清楚的理解与沟通，什么是朝向理解的重要步骤，在这个意义上来讲，在提高与改进人们的交流与沟通的过程中，这个运动充当了一个领导的角色。
很多有影响的团体与职业，都加入了这一推进英语直接明白化的运动。他们在为自己领域之外的人们写东西时尽量不写行话。在美国、加拿大、新西兰、澳大利亚和香港，一些政府、商业机构和法律界的代理人，谈们在近来参加了一个会议是关于运用平白直接的语言。这个会议在英国哥伦比亚的举行。
语言简单化运动坚持认为，只要你在合同上、警告牌上、说明书上、税收反馈单上、协议上、手册上，以及其它各种重要的书面材料上签字，或者你要使用这些 书面材料，你就应该有能力理解这些文件的意思，而无须接受昂贵的培训。例如，一份老式不动产清单合同的语言是这样写的：
本人（所有者）一次性地、不可撤消地签署这份清单，以及这份清单的附属文件。由此所有者也就有权拥有该财产的一部分。对这份财产所有者有权处理财产的价格，有权去支付委托金。所有者因此有权命令和指示要求他的律师去支付相应开销，时间界限是在调解日或更早之前的财产拥有日之后的第三个工作日之前。这个规定对于买卖与租借该所有者的财产一概有效。
新的合同是这样写的：
你要为你的不动产的委托行为付出一定资金，不要晚与这项交易完成之后的第三个作日之后，除非你和你的清单还有另外的规定与说明。当所有者的交易在土地所有权办公室登记之后，买卖才可以进行，并且买者要付出一定的购置金。
这样来看我们可以很容易地简化书面语言的使用。然而，这样回有一些语言的模糊性问题，这是无法解决的。在推进语言平百化简单化运动中，这些问题看来是没有认识到解释与语境问题的重要性的。语言简单化的这种新变化与潮流，会导致谈话中的争论减少吗？当然，语言的理解看上去是要简单些。但是实际上是这样吗？真正的情况是，会比以前更含混些，因为简单化的语言可能会更缺乏技术性的东西支持。法律术语可能会更确切些，尤其是对于那些受过专门训练的人来说。简单化的语言回带来更多含混的意思理解，因为会出现大量更多的语境理解上的可能性。人们可能会认为，他们可以理解意思，也可以对于正确的理解提出更少的问题。结果是，通过使语言简单化，而尽力消减谈话里的争论，可能会是实际上的反面效果。因此，假如简单化的语言并不是解决办法的绝对有效的手段的话，我们还是回来依靠口头交流来弄清我们所使用的书面材料的意思吧。
利用交谈来弄清信件、备忘录和报告吧
语言有其不确定性与衍射性，二者有一定关系。你对这方面的了解，可以帮助你更容易地使得你的沟通清楚与顺畅。然而，语言的本质并没有改变多少。你只不过是有意识地了解了 语言所引起的交流困难的原因。如果我们想更多花时间与精力来做的话，我们可以使用信件和备忘录来和别人交流我们的想法 。这也就是说，我们可以不再使用大多数人一直使用的信件与备忘录来进行交流。
然而，我们可以使用一些见解的方式。比如说，我是一名生产经理，因此职工对我的新的生产发展的备忘录的理解是十分关键的。我没有时间和每个人谈论有关事情，因此我开会和部门首脑谈论备忘录的事情。他们提出问题，并且从我这里得到答复，我请他们告诉我他们是怎么理解我所写的书面东西。他们以这种同样的方式来和自己的下属在自己的部门会议上进行讨论有关事情。每个人这样的话都有机会和曾经与我谈过话的人进行交流。并且由于我把问题写了出来，所以我有解释的权威。我确信我有能力和任何一个仍然有疑问或对我的书面材料有所想法的人进行交流，方式是通过打电话、发电子邮件等。交流与沟通越显得重要，谈论就显得越重要。
Dorothy Winsor已经写下很多关于一次对挑战者号宇宙飞船灾难的调查的备忘录，情况越来越清楚。我选择这个特殊的例子，是因为在这场灾难里有着因为沟通而造成的严重后果。下面是两份关于同样情况的备忘录。第一份材料是 Morton Thiokol International (MTI)的一位工程师给MTI副总裁的一份内部备忘录。
写这封信是来确保，从工程标准角度来说，管理部门是很清楚的在srm连接处当前o型圈的爆炸问题的严重性。他们错误地接受这个连接处存在问题的位置，他们并没有担心飞行的失败就决定发射，还设计了一系列的方案，这些方案最终成为了一种解决手段，或者至少是一个减少爆炸问题的重大方法。这个位置现在变化非常大，结果是造成srm16A的喷口连接出发生爆炸，这样就腐蚀了一个附件o型圈，而主件o型圈从来没有密封过。
假如应该进行同样的说明，那么在一个连接处来说，应该有一个滚球。因为附件o型圈不能对u型钩发生反应，而且不能密封与增压。结果是一场大灾难，人类生命的丧失。一个非官方工作组，其备忘录显示出其工作性质，其工作目的出来没有被起领导者公布。这个工作组成立于1985年7月19日。它被赋予任务来解决长期与短期问题。这个非官方工作组在这个时间上实际上是不存在的。我的意思是，这个工作组必须被正式给予责任与 权力来执行它的任务，这些任务是需要在非干扰的基础之上来完成的，即需要在工作全部完成之前需要全职来进行工作的。
我老实地说，我也真的很担心，假如我们不立即采取行动来指示这个工作组来解决这些问题，，因为这些连接处有很多问题，那么我们就很可能有这样的危险：即飞行失败，所有的发射缓冲器设施都遭到损毁。
我们必须要真正地理解MTI管理部门对这份备忘录的理解与解释。根据我们掌握的知识，MTI工程处的所有工作人员，包括这份备忘录的作者，知道这个时候，都是支持继续发射这个宇宙飞船，因为他们相信，主件o型圈即使出现问题，附件o型圈也回自动密封，尽管此时 有证据显示出事实并非如此。
和这份备忘录相比，在同样领域里，有另外一份备忘录。它来自于另外一名MTI的工程师，接受者是Marshall航空中心的一名官员，即发射项目的首脑。前者向后者谈到了冷温对o型圈的影响。
主题：有关SRM磁场连接处的附件密封的事情。按照你的要求，这封信包括对你在7月里的问题回顾委员会电信会议上的两个问题的回复。
问题1。 磁场连接处的附件装置，如果发生马达增压的故障时，在其金属装置的表面毁坏或消失的情况下，它应该在多长时间能够重新回到一个位置，即可以从新建立联系的位置。答案是：分隔式测试资料数据显示出，o型圈的恢复力即弹力具有一个基本的温度与爆炸比率的功能。MTI已经测试过o型圈对抗压力板的能力，即模拟轻微的挤压力施与在o型圈上，这样可以大概测出o型圈的偶爆炸比率与爆炸距离。在华氏温度100度时，o型圈仍能保持密切连接。在华氏温度75度时，o型圈失去接触会长达2.4秒钟。在华氏温度50度时，o型圈在10分钟内不会恢复弹性，10分钟时测试就结束。测试结论是不能保证在华氏温度100度时，o型圈仍能保持密切连接连接处的附件的密封能力。
问题2. 假如主件o型圈不能密封，附件的位置在充分的时间内能阻止连接处的泄露吗？答案是：MTI没有理由怀疑在压力达到平衡状态时，也就是说在点火装置在转换过程中，附件密封会出现问题。假如主件o型圈从0 到170千毫秒时出现故障，那么就很有可能附件o型圈回保持压力，因为在这个时候爆炸一般是不会发生的。假如主件o型圈从170 到330千毫秒时出现故障，附件o型圈保持压力的能力会降低。从330 到660千毫秒时，o型圈保持压力的可能性就大大降低。这个结果直接来源于o型圈缓慢反应，这种 反应是与金属装置对比而言的。
如果你还有别的有关问题，请给我打电话，或者与Roger Boisjoly先生联系。
第一份备忘录一直存在MTI里.写这份备忘录的作者把它称为“公司内部秘密”。读一读这份备忘录，大家可能会提出问题：这份备忘录所传递的信息是怎样被误解的呢？然而，管理部门对这些问题的理解使得他们对这份备忘录的重视要少于我们这些局外人。不管是哪种原因，他们是真的没有把它看作是阻止这次发射的好的原因。
第二份备忘录从 MTI 转移到Marshall。在那里，这份备忘录被传给了陆军火箭发射项目的主管，他又把这份备忘录交给了美国国家航空及太空总署。他否决了这一点，他说，这份备忘录里的信息是“旧新闻”。在后来对这场发射灾难的调查中，这名主管说他从来没有认识到这份备忘录的重要意义。“总是有很多人们，他们没有足够聪明到去掉面撒谎能够的罩纱，然后说，我知道这是什么意思。”
在对这场发射灾难的调查中，美国国家航空及太空总署的官员，他本来是要收到这份备忘录的，他说：“我不知道，在那个时候，是否每个人都对连接点都有很清楚的了解，以至于他们都认识到了这些数据是非常关键的”。请记住我们是在讨论一份遭到误解的备忘录，它是由一名工程师递交给另外一名工程师的，他们两个人都在同一个项目里工作。在这个 书面交流里对问题的解释的更好的证据是什么呢？Dorothy Winsor写下了对这个事件的分析。在总结理解 的问题时 她说；“这分备忘录不能很好地传达自己的意思和用意。这一点可以从这样的事实中看得出来；读过它的人们不清楚他到底想说些什么。”
信件、备忘录、和报告等，都包含着重要的信息，它们都必须由书写它们与必须要阅读它们以及要实施和贯彻它们的人们仔细讨论。我们从来就不应该去假定，信件、备忘录、和报告等能够精确地被阅读它们的别人所理解。这并不是因为我们没有良好的读与写的能力，而是因为语言的天人本质，还有语言与误解的内在本质联系。
一些人们可能会把这种解释看作是对时间与金钱的浪费。并且，对于非关键 时刻，他们的这种观点可能 会是正确的。但是，从我们的经历，从我们对语言如何发生作用的知识掌握来说，我们可以了解到书面按具有比口头语言更多的理解问题。因此在关键时候，这样一些步骤是极其绝对必要的。
弄清楚书面材料的意思
你是否曾经在圣诞节前夕，在你的孩子都已经上床睡觉之后，尽力把所有的玩具放在一起吗？你自己已经很疲惫了，你也是非常希望能够自己能够早点上床睡觉。但是，你必须要尽力去弄清楚第一步要干些什么 ，而且你可能还在想，为什么这个职员不适合 这个 职位呢 ？做这些 事情的说明，看上去似乎早有人把它写下来了，而这个人早已经 把玩具重新收拾了一百遍了。假如这个 人就在你的旁边，你就要问他一些问题。
我们中的大部分人也会面临着一些这样的问题：学会通过手册来使用计算机。很多公司已经认识到这种尴尬和困境，它们提供了免费帮助顾客的数码。比如说，WordPerfect
给出这样的选择：“如果你需要超出这个手册范围之外的帮助，这些救助数字和你的交易商回来帮助你的。这些免费救助通过拨号就可以获得”。那么你不需要任何帮助的最后一次是在什么时间呢？
出来计算机公司还有不少的团体也开始为顾客设计这种免费的救助热线。使用任何一种复杂的机器的说明书都需要借助语言的交谈来完成，这种交谈上在这样两种人之间展开的：知道怎么使用这种机器的人，不知道怎么使用的人。这种 交谈通常需要经过一种复杂的培训。假如由于单位的经费问题而无法进行培训的话，这时候电话热线就成为一种很好的替代物。把所有的装备和玩具都放好后，你可能就可以获得一种 便宜多的方式：一张图画或者 一张图片，就可以使得工作变得容易多了。图画和图片都是图画中用于类比物具体例子。This can
记住，理解书面材料中遇到的理解性的重要问题是来自于语言本身，而不是作者。但是说的更确切一些，语言的问题影响我们所有的人。
使工作指示发生作用
有一家组织出现关于新雇员的严重问题。当 他们在六个月的试用期结束的时候，他们被进行了评估，他们中的大部分人抱怨说，他们被评估的内容包括他们的工作任务和他们的职责，但这些不是他们的工作任务描述上的一部分。主管认为他们理解 了要做的工作，并且 这些 描述是清楚的多。
这个问题成为了一个需要谈到语境的一个问题。对于如何理解这些书面的工作任务说明，这些主管有自己的理解背景，即这些新雇员肯定是不能完全做到和享用的。这些主管在这家团体里已经做了很长一段时间，而且已经 做过这些工作。他们很清楚这些工作究竟在所有的工作任务里到底在哪里最合适。他们也很清楚是什么把重要的工作与一般的工作或者不好的工作区别开的。区分这些工作的质量，然后把它写在工作任务说明里，是很困难的。因为它需要牵涉到很多个人特点的，比如说态度、奉献精神、灵活性、创造力等等。
但是对于那些新官员来说，他们也有自己的理解语境，而这个却又是那些主管所无法理解的。由于这些 主管给予他们的工作任务已经发生变化。那么就会出现新的做事方法、新的公事人们、新的技术与新的政策，以及在公司内部影响工作的新的目标与态度。这些主干不理解这些不同 点。从这些主管的眼光来看，一名雇员应该对主管的要求方式下自己所做的工作去负责任。新雇员必须要学会适应主管的这种期待，而这个又不是很容易地表书出来的，因为这些 主管经常地想当然地想象他们的雇员。然后就有可能 这些主管去批评这些新雇员，说他们从来没有作好主管在第一次就讲的很清楚的事情。所以说在雇员和主管之间存在着 一种对工作任务的描述的不同认识。对于工作任务的语言性 描述，双方都有自己的理解语境。下面有一种解决这种问题的方法。
每个人都要去学会考虑这分工作要注意些什么，而不是这分工作是什么。这是理解 工作任务的书面说明的一种 更为现实的方法。也就是说，你做的这项工作，是你以后要向他汇报工作完成情况的人所要求的工作。这份工作并不是在工作说明里用语言来叙述的工作。相反在工作描述里，并没有具体细节的说明。对于这分工作应该如何开展，怎样理解这一点，只有当雇员和主管拥有共同的谈话语境时，才有可能 有相互理解的机会。有时候双方的不能相互理解，是因为人们没有认识到他们需要这样做。他们总是认为，正式的书面语言描写工作任务，是十分广泛的、精确的。用我们所理解的语言的补缺顶性，我们可以知道，工作任务的描述可以有很多种方式，这要依靠读者所提供的理解语境了。以这种知识作为我们理解的出发点，我们就可以改变一下我们进行工作说明的书写方式了。
下面有三个基本步骤，可以依照着去建立一个具有基本核心的工作任务的描述了。
1.举出例子。对于基本的工作说明，以及工作要注意一些什么的 具体例子。这些离子6应该来自于雇员和主管之间的讨论与协商。
2. 每一部分都要有总结性的说明。主管和 雇员至少一年要回顾总结 一次这些工作描述，而且要增加或者删减一些内容，可以再增加一些例子，要反映出工作情形中的变化以及雇员在加班工作中出现的竞争的新变化。Revise
3. 把这些工作任务的说明与职工的业绩评估联系起来。这会帮助双方确定，对于 怎样做好这些工作，双方有着共同的理解语境。
这些步骤可以使得工作任务的说明变得制度化。而且他们可以进行讨论与按照一定程序进行修改。
一个更好的答案：周一注意事项
使用书写交流方式来确保理解的一个很好的方法是，使交流能够做到相互沟通。著名的火箭科学家Wernher von Braun在1960 年被任命为Marshall太空飞行中心的主管。正如
Phillip Tompkins所报道的，为了和所有20名实验室的主任保持联系，以了解发生的事情，他每周都要求他们的每染来和交流，他有一份一张纸的笔记本，上面总结着本周的问题与进展。他有目的地拒绝为一些主任或者主管签署一些表格。他全部想要的仅仅是一个名字、一个日期和 他们的仅有一页纸的评论。这些 笔记本里每个周一都会出现在他的办公室里。
这些周一的笔记本证明是一个成功的方法，尤其是对于那些直接与管理部门交流的人来说。他设计 每一个报告的内容并确定见面谈话的时间。，并且在随后的讨论结果里会给予大量而细致评论：问题、建议、以及对做得不错的事情进行赞扬等。周一笔记本制度，以及他所做的批注，对于所有管理者，都是极为有用的，这些 笔记与批注后来要被复印，并被送到所有部门里。
周一笔记本制度的价值是很清楚的。它们使得主任信息畅通。它们使得每个人都知道每天的事情进展。它们并不是交流与沟通的结束，而仅仅是开始。它们可以告诉人们关于自己工作情况的反馈。也包括自己的同事的工作情况。在实验室内的交流被改进了，因为实验室主任准备有周一笔记本，这些笔记本依靠下属传递给他们的信息作为基础。不同实验室的笔记本经常是在讨论同一个问题。这种看上去似乎是重复的讨论可以避免一些关键信息的遗漏或丢失。这些笔记本内直接从 实验室里被送给主任，而不会有阻碍，不会被加工，也不会被改变。这些消极方式以前有可能会出现在他和实验室之间的任何一个环节。
对于信息、思想、意见、问题和解决方法的这种非正式的、有规律的交流，形成了人们之间关于问题与改进的的进一步沟通。笔记本制度的建立是为了人们能有一个共同的交流语境，来理解人们在为了工作而做些什么，在说些什么，在写些什么。在Marshall的人们都说，
他们都很喜欢这些笔记本的个性化特点。和大部分的正式和代呆板的交流相比，笔记本是随意的、快速的，充满了神奇的人文味道。人们都把自己和别人看做了这些笔记本里真实的人们。有时，主管用这些笔记本来与别的主管开展争论。正如他们自己所说的，我们有时是在误用他们，我们仅仅是在获得注意力和重视。“
这些笔记本是最有效的的书面报告形式手段，因为它们本质上是相互交流的。这些笔记本出现的频率、主任的快速反应以及在所有部门里的环境与氛围，导致了一种书面谈话的形式，这又自然地导致了口头上对一些关键事件的讨论。这些笔记本依靠并且也促进读者对相关事情的了解与关心。拥有这方面的常识可以帮助我们建立一个促进理解的语境。
我们很难想象，在很多大型公司里，尤其是在那些具有很多政府附属机构的公司里，容忍一种非正常的书面性质的交流系统会是什么样子，这可能会有意地忽视一定水平的管理精英。注意触角向下的料酒方式可能回保持一种较好的工作类型。例如，1967年，美国国家航空及太空总署要求所有的基地中心把它们自己的周一笔记本上缴并要求一致化。但是它忽视了随意性、简洁性和开始与结束性，就是这些特征使得Braun的体系很成功。他们给每个中心发送过去一卷关于怎样开展工作的说明与指令，包括怎样使用这些笔记本制度以及一些数字化的要求。他们没有意识到，他们是并不了解Braun是如何利用书面交流来促使工作的良好开展的。
我近期有机会来对另外一些系统的笔记本进行检查。Peter Graves是世界旅游公司的一家地方机构的市场经理。这家公司是一家大型的、正在蒸蒸日上的旅游共同体。他想改进以下交流信息与观点的方式，并以此与他的旅游顾问能够保持步调一致。我建议他尽量使用笔记本制度，来和他的下属和职工保持联系，包括职员的思想、他们的问题、以及他们对工作、对顾客、对公司的感觉。他在写于1993年月8日的给我的信件里，他说道：
你建议我的笔记本制度看来是持续成功的。它已经成为我的团体里每个人来表达自己思想和关心的事情的最好的论坛。
这种笔记本项目对我来说真的是很好的体系，我们现在连续地迎接挑战，成为了我们国家里不容置疑的领头旅游管理公司了。
周一制度已经成为改进人们的交流的一个方法，它看起来也经受住了时间的考验，但是更新的交流方法是什么呢？尤其是在一个电子化时代里人们都和电器紧密联系，并深受其益。
电子邮件和其它人工交流手段
我们的大部分人都要用计算机来和同事进行交流。我们的计算机把书面的交流内容转变成别的形式，虽说不是面对面的交流，但是仍然是相互交流的方式。不是口语式的，但是仍然和正式的书写形式是不同的。随说不是定期规则的邮件，但是我们还在写信，电子邮件不是谈话，但人们可以相互转变听与说来进行交流。我们使用电子邮件，计算机会议，和传真机，而以前使用这些办公用具的地方和时候，我们是使用 信件、备忘录、电话以及面对面的讨论的。这些方法加速了，但也提出了一些警告给我们：可以产生、存储和交流信息的这些机器有时会掩饰解释和理解信息的过程，而这些过程可以帮助我们理解信息。因此我们要清楚这些手段是如何改变我们对交流内容的理解。
使用这些新的技术手段对于有效的交流，有没有一些指导性规定呢？我们是需要注意一些技术性的东西，尤其要注意在团体内部使用这些技术的时候。例如，在我们的出版社里，一些职工在出版社内部经常使用电子邮件，一段时间之后，他们逐渐认识到一些工作规则，比如关于哪些应该在电子邮件里讨论与交流，而哪些是不应该的。日如说，他们发现电子邮件，正如他们正在使用的一样，对于制定会议和安排日程来说，电子邮件并不是有效的方法。
看起来情况好象是：有关的每个人都收到快速的直接的关于一场即定会议的通知和一个暂时的日程安排。接下来每个部门的成员可以上交他们对这次会议的时间与日期的建议；每个有关的人都可以有机会提供自己对在会议上的谈话内容的意见。但是借助这些建议与各种各样的反映，（一般每条来自于参会者的建议都以复印件的形式出现），原来关于这场会议的那份通知，现在反而变得乱糟糟的。人们反而忘掉了这场会议的首倡者是谁了，也忘记了还会原定的地点与原因了。在经历了这种电子邮件的滚雪球的效果有那么一段时间后，人们重新在考虑，电子邮件到底应该怎样被有效用于制定一场会议呢？着急会议的人把会议通知通过电子邮件发送出去给所有的参加者。人们就可以利用电子邮件来确认并递交自己参加会议的说明。但是，不能参加会议的人，或者对会议安排的日程有建议与想法的人，就必须亲自与组会者面谈。
尽管以机器为媒介的交流方式，可能并不总是最好的或最合适的交流方式，比如，电子邮件、计算机模拟会议、网络等，它们的确使我们享受到书写与谈话交流的优势与乐趣。它们比标准的会议与通讯以及生产记录有着更强的相互交流作用。任何有想法的人都可以开口说话，并且可以在任何时候找到机会说话。计算机可以在下一次任何可能的时间里来显示最新的内容与建议。
我在计算机会议方面的一些研究可以显示出，它可以的确改进我们的传统书面交流方式，因为我们使用的计算机是可控制的，程序很精确的，需要一些重要的数据来进行连续的和可以理解的“交谈”，比如参加者的主题表述和个人传记。等。
这种交流方式的不足之处包括，你需要学会一些新的规则，这样你才能以电子的形式说出你想说的的内容，并且和别的参加者保持良好的社会关系。当你不能看到或者听到他们，你怎样和他们联系呢？因为没有正常的谈话语境与前后联系，以及没有非言辞上的线索，所以你会更困难地理解与领会对方的意思。并且除非这个系统是在线性质的，才会有关于理解与解释的问题的及时反馈。
由计算机所产生的书面交流的确有它的优势。你可以在一次很平常的时候斤里亿毫一大堆枯燥无味的阅读材料。假如讲话者或者听者没有对谈话的信息给予应有的注意，仅仅依靠口头的交流，在某些时候与场合是有理解方面的危险的。当生活中有危险时，这种考虑就会显得很重要了。
依靠交流的线索
联邦飞行局(FAA)决定减少在飞行器控制者与飞行员之间发生的误解的机会，方法是通过利用一种新的程序来转送航空站航前清晰度情况。这个新的系统将替代旧的冗长的易出错的驾驶仓座有噪音的系统。他们之间的交流是耕具一些数据资料，这些资料是很难复制的。联邦飞行局副行政长官说，这项技术至少可以消减50%的人为失误，包括高度指示与雷达频率的变化。
随着这项新的系统，飞行员可以使用一种按纽控制器来完成一次航空站航前清晰度的要求，这个要求最终由航空站的计算机中心传达到飞行仓。飞行仓把航空站航前清晰度的情况通过电子数据联系发送给飞行器。这可以有效地组织由于误听而造成的误解。然而，由于语言的 本质原因，作为一个阻止错误理解的方式，声音的联系仍然很必要。飞行器控制者的专门行话减少了语言内在的模糊性。但是由于意思的前后联系的基础原因，语言的模糊性是不可能根本消除的。驾驶指挥中心与飞行器之间的交流与对话也是根本不能消除的，因为飞行器控制中心的指令必须考虑飞行员个人的需要与乘务人员。
除了这些问题之外，任何提高相互性书面交流的 系统都是一种改进与完善。尽管如此，这样一种系统仍然内不可能是谈话的替代物。这个显示变的越来越明显，尤其是当我们考虑到别的电子性质的交流方式。
保持记录与精确性
医院里图表现在越来越可能地利用电子手段了。医生与护士再也不能那么胡乱潦草地在笔记夹上写些病人看不懂的字了。相反，计算机可以来记录病人的病情了。计算机自动地从医疗设施上收集数据，并把它们记录下来。这些数据与资料以有用的表格式的形式被转送给护士、医生，最后是给医疗师。
使用可以产生、储存并交流信息的机器，似乎是一种可以避免误解的好方法。这种误解市由于人们需要来解释与理解语言 。自动制作的图表又清楚、又易于辨认。它们比医生与护士的书面病历说明与指示要强的多。并且它们可以减少护士用来鉴别图表内容的大量时间。但是它们不能消除书面语言的解释误解问题。
这种数据的输入电脑，是通过提前有人编好的软件程序来进行的。这些软件告诉机器如何去鉴别与解释一定种类的信息。这些信息以各种有人提前编好的表格形式来形成图表。这些数据然后可以供人们使用与读解，就象其他形式的书面文件一样。从电子角度来说，建立书面文件几乎是不可能由技术工作人员来替代软件工作者对数据与语言的解释。它也不会消减来理解与使用图表的护士、医生与医疗师的存在的。另外一点是，由电子方式制作的记录，可以减少医生花费在临**的大量时间，因此也就减少了医生、护士、病人的家庭之间的交流的潜在误解。
一定要了解，为了建立与拿出书面数据，我们可以处理解释的问题。这方面的情况通常是我们忽视掉了在交流中的语境的重要性。
总结：莫将“闲言”带入工作中
你使用书面语言来景象交流，是因为你认识到了书面语言的一些问题以及它的一些解决方法。书面交流的一些问题包括以下几点：
● 书面语言和口头语言一样有模糊性。
● 书面语言和口头语言一样对它的意思的理解也需要对它进行解释。
● 书面语言也需要共同的交流语境
● 书写者必须是为一定的预想读者群而写的 。然而遗憾的是，实际上的读者可能经常没有作者预期想象的背景知识与经历。
● 作者并不能够总是很清楚地表达自己的意思。
● 冗长的书面交流材料可能不会被预期的读者所阅读与理解。
这些问题的解决办法可以来自于我们对误解的一些认识上：
●你要认识到你的书面语言不会被你的预想读者群所理解 ，而这是你所能料想得到的
● 你要知道你的读者群越大，你的书面材料被误解的机会就越大。 ● 你要经常反思，你的读者 想知道些什么，你知道他们对你的这个领域有些什么了解。
●问问你自己你的读者对于理解年的书面材料有没有别的什么资源
● 给你的读者提供他们所需要但是他们没有的材料
● 从来不要去想象书面材料是你的自我表达 。
● 使你的书面材料与书面交流内容近可能地简洁与一针见血。
● 通过谈论你所写的东西，使得你的书面交流材料具有相互性。
●通过把你的书面交流结构运用到你的沟通中，来鼓励别人给你反馈
● 不要让人们以预先准备好的形式来写下他们的重要信息。
●你需要面对面地和那些必须要用到这些材料的人们进行交流，来谈论一些重要的文件与信息。
进行书面性质的交流的最基本的一点是，我们必须制定一些跟踪式的谈话，谈话的内容可以是关键的书面交谈信息，这可以作为我们进行日常事务的标准方式。几分钟的时间可以花在谈论上，它将来可以节省你几个 小时的时间，或者几天的时间，或者相当于以后你不的不用几个星期的时间来尽力想别人解释的一些误解问题。这样的节省可以直接反映出书面交流的最基本的内容，比如时间、走动、法律费用信誉和及安排的东西。