十二、餐饮店不可忽视的采购管理
餐饮店由于采购的商品繁多，而且数量巨大，加上对新鲜度、品质、保存期限要求严格，这些都对采购人员提出了高标准要求。因此采购人员必须具有丰富的社会经验，涉猎充足而广泛的专业知识才足以应付餐饮店繁琐且随时更迭不定的采购任务，也才能发挥强大的后勤支援力量，协助配合其他的餐饮作业，保证餐饮店的成功经营。
餐饮采购的组织与职责
某餐饮店苗先生合理规定了采购的组织与职责，同时也做了分析：他强调餐饮店采购部门的规模通常依餐饮店经营规模大小，或为单一经营或为连锁式经营，而加以决定。采购部门可由一个主管和数个采购人员组成。若餐饮店为一连锁性餐饮的经营形态时，采购部门则常与仓储、配送部门合并为一组织更大且完善的后勤物料管理部门。其工作职责范围从厂商的选定、货品的议价、订货工作的进行、统一验收质检、仓储管理、配送服务到提供财务部门完整的物料成本资料。
同时他讲道，餐饮店由于采购的商品繁多，而且数量巨大，加上对新鲜度、品质、保存期限要求严格，这些对采购人员提出了高标准的要求。因此采购人员必须具有丰富的社会经验，涉猎充足而广泛的专业知识才足以应付餐饮店繁琐且随时更迭不定的采购任务，也才能发挥强大的后勤支援力量，协助配合其他的餐饮作业，保证餐饮店的成功经营。
苗先生还强调餐饮产品从总体上分为三步：原料的采购，擦互访的生产和餐饮店的销售，三个环节要紧密相连起来，住房要制作优质的餐饮产品，就必须获得新鲜、质优的原料；销售要获得合理的利润，就要控制进货的价格。食品原料的采购、验收、储存和发放四大环节中，采购是首位，也是控制餐饮产品质量的前提。
开店秘笈
为使公司的物料供应来源不致匮乏，而且在费用成本、品质条件、售后服务上获取最大的效益，采购人员须担负下列一般性的工作职责。
1.选定供应商，采购的基本责任就是替公司采买物品。不论采购的项目是什么，必定得有供应商，选择一个信誉良好、配合意愿高的供应商，对于相当讲究新鲜、时令的餐饮业来说，是非常关键的一环。尤其在现今餐饮业上由于供应系统尚不够成熟，采购复杂度高，且经济规模多嫌不足的情况下，供应商的选择更显重要。
执行订货工作也是采购工作之一。当供应商选定、采购物品确定、供货条件签订后，买方即会对卖方执行订货行为，此即所谓合约性采购。订货工作执行的正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一专业性很高的工作。
2.确保品质，对采购人员来说，替公司采购物品，以获取最高的供货品质、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。大规模或大型连锁经营的餐饮业，如果分工较细，在整个材料管理系统中可能规划有独立的单位，对原物料的采购、验收、配送、储存与使用，行稽核的工作，以确保顾客吃得放心。
因此，采购工作也就是从货品交到使用单位经使用后才算开始，因物品经使用后才算是一个完整的物料流程，也才能确认采购者的绩效，以作为下次采购时的参考依据。这也是采购品质管理工作的精神所在。
3.控制成本，企业以营利为目的，餐饮业自不例外。追求更高的利润，是所有从业人员努力的目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，正是所谓的开源与节流。而采购属于后勤单位，餐饮业从食材、用品到设备器材；采购人员所经手的可能是超过50％以上的营业支出。在餐饮业竞争激烈的情况下，谁能有效地控制成本，那已胜算一半。
原料采购程序
原料采购是良好经营的重要环节，对于餐饮店来说，做好原料采购，不仅关系到价格的低廉，更关系到食物原料的新鲜。这无疑是餐饮店立足制胜，获得成功的重要要素。
张先生在繁华的中心街开了一家特色火锅店，开业之后的几个月生意很不错。可是他还是犯了一次糊涂，正当他的小餐饮店开始红火时，他没有进行及时的采购管理，没有根据自身的情况进行采购，有时候营业过程中菜品供不应求，只能劝客人点其他品种；有时候进了大量的菜品卖不出去，过期腐烂变质后只能丢掉，生意一步步从红火到门可罗雀。他其实错在因缺乏采购计划及经营策略，兵败如山也根本不足为奇了。
采购管理是餐饮企业成本控制的重要部分。对大多数餐饮企业而言，单一客户的采购量未必很大。相比之下，通过服务灵活的供应商进行采购时，买方庞大的采购批量往往能够获得特别的折扣，他们可以要求供应商储备一定的库存量，从而将自己的库存削减到最小。
不仅如此，供应商通过增加库存和提供额外服务等手段，也可以与大客户结成相当紧密的伙伴关系。供应商通过大批量的商品进出，实现薄利多销的目的；而当客户有其他的需求时，他们也往往会成为首选供应商。这是实际上是一个双赢的局面。
开店秘笈：
一般来说，原料采购程序有如下方面：
1.递交请购单，厨房在需要购买物品时必须填写请购单，然后将请购单送交采购部。厨房根据销售预测的正常营业量和客人的预定情况来制定请购单。
2.处理请购单，采购部接到请购单后，组织人员将请购单进行归类、分工，然后制定订购单，通知供应商供货。
3.供货商的选择，餐饮店要逐步筛选供应商，最后建立自己的供应网络。在相对稳定的供应网络建立以前，企业应选择多个供应商，通过调查供应商的资金实力、供货信誉及职业道德、发展前景等内容，选定最佳的供货商。在选定供货商后，要与供货商建立良好的合作伙伴关系。
4.实施采购，在实施采购中主要是做好验收工作。在验收过程中，要求验收人员根据验收程序，按照验收标准验收，并做好验收记录，要求供应商签字。
5.处理票据，支付货款。在验收完毕后，验收人员必须做到以下几点：一要开具验收单；二要在供货发票上签字；三要将供货发票、原料订购单、验收单一起交采购总部，再由采购部转到财务部审核后支付。在这个过程中，总部要与各分店加强联系，及时反馈信息。
6.信息反馈，信息反馈包含两方面的内容：一是分店将供货情况反馈给总部；二是总部将使用原料后的情况反馈给供应商，以便于供货商改进原料供应的质量。
货源选择与采购要领
─个店铺经营能否成功，与选择货源和进货数量有很大关系。进货太多，存货就相对过多，不仅积压资金，而且可能因销售不畅而亏损。如果进了假冒伪劣产品，不仅造成对消费者侵害，而且也会给自己造成较大的损失。相反，如果进货太少，很可能造成缺货，失去更
多的赢利机会。
在货源选择上有很大的差异性，如中餐、西餐、速食等所提供的菜式都不尽相同，故其所需之货源、规格、品种亦各有其特殊的要求。
某餐饮店的张主任，对于腌菜总结出几条经验，在选购腌制品时，他体会到很多食物均可经加工处理予以腌制或罐装，不但味美，且可保存更久。但是在整个加工处理过程中，若稍不慎或疏忽，很容易使食品受感染而变味、变质。
张老板在购买腌菜时一向坚持的原则是先看包装，包装一定要完好，最好买包装精美且有厂牌、名称标志者，因为有厂牌标志，代表厂商对产品的品质负责。
一般菜市场杂货店的腌菜多半没有包装，各式各样，想酱瓜、腌姜、榨菜等，种类繁多，其外观看了非常诱人，但这类酱菜，因为制造者不明，品质也没有保障，所以最好不要购买。其次要检查包装上的标志，包装上有品名、内容物的成分、重量、容量、食品添加物及其含量、制造厂名、地址、制造日期、保存期限等标志。
另外还要注意外观与气味，通常包装明亮，看起来有光泽的腌菜较佳，若是颜色灰暗，其品质多半不良，通常腌菜都有其特殊的芳香气味，如气味怪异、味道不对，则不宜购买。
张老板在选择购买腌菜时十分注重这些，也因此节省了一大笔开销。
开店秘笈：
1.现在有很多性能不错的贮存或操作机具，可有效地提高产能、减少耗损，餐饮经营者应多加利用。但这类采购因单笔采购金额很高，购入后的使用期限很长，故采购前多方打听及了解极为必要。在选择上须考虑其效率、耐用度、操作方便性、安全性及供应商的售后维修能力。价格的高低虽然重要，但售后维修更重要。
2.食品生鲜类，此类物品包括各种肉类、海鲜、蔬菜、水果等，除了西式速食业外，此类原料多为餐饮业最主要的采购商品，也是采购人员最大的挑战所在。食品生鲜类物品的供应选择，除了要把握住采购三要素：价钱低、品质高、服务好，更必须注意市场的动向、供应商即时供货的能力及新鲜度的确保。
3.冷冻食品类，此类物品与生鲜食品类大致相同，但因其贮存方式不同，而在供货来源上也不相同。近年来随着经济的高度发展，冷冻食品因具有方便性，普及率越来越高，餐饮业也大量使用，尤其是西式速食业此类物料更是其食材的大宗。冷冻食品的方便性，在于其保存期限较长，且多经过初级加工。然而此类食品因须经过工厂加工，故在选择此项物料时，除就物品本身品质加以考虑外，对其工厂的生产流程，甚至对其贮存及配送的设备与作业流程，须仔细比较，再决定是否采购。
4.调味品类，此类物料指的是油、盐、酱油、糖等。是因其非生鲜物料，保存期限较长，且多有品牌规格可依循，在货源的选择上可就厨房使用者的需求，再依一般采购原则处理即可。
5.非食品类，此类物品指的是如筷子、刀叉、餐巾纸等各种营业上需要用到的物品。此类货品种类繁杂，但用量多半不大，在选择货源时市场上有一种专门集合各类餐饮用品的专业公司可供参考。
当然采购人员亦可自行评估本身各项用品的用量，可考虑直接向上游的厂商采购，以达到节省成本的目的。
选择灵活的采购技巧
食品原料的采购是餐饮店为顾客提供美食佳肴的重要保证，为了很好地满足顾客的点菜要求，同时也是为了有效地降低餐饮店的经营成本，餐饮店必须灵活选取采购技巧。
某知名餐饮店的做法是：询价三人行。或许有人会问，有这个必要吗？餐饮店总厨师长说：“我们每月两次市场询价，采购员、库房验收员、厨师长3人同行，采购员最熟悉市场价格走势，库房验收员注重货品品相，厨师长明白质量优劣，3人各自发挥特长，共同把关价格。”
这样一来，厨师长也时常逛逛市场，一来及时了解市场行情，二来注意开辟新的货源。近几年，餐饮的原材料呈现日新月异的变化，比如说，一些新型水果、特种蔬菜、环保器皿，都是前所未闻，能够丰富餐饮需求，对于餐饮经营很有帮助。询价之后，制定出原料（主要是鲜活部分）价格，发给各厨房，由厨师长据此调整相应菜。
开店秘笈：
1.进货途径的多样化。由于各地产品的价格都不相同，尤其是海鲜、干货、调料、酒水等，进货的途径不同，各地的价格差异较大。这就需要采购人员深入市场调查研究，摸清本地和外地的价格行情，有计划地去外地购买同等质量不同价格的食品，存放冷库备用。
2.了解市场行情，选择最好的采购时机。一个地区销售市场较多，销售价格也不相同，采购人员就要随时了解和掌握不同市场的价格行情。按照一般规律，在早上采购时机最好。就市场行情来看，一般早上一手批发的鸡、鱼、肉、蛋、蔬菜等价格较便宜，上午价格最高，下午价格比上午又稍低一些。
3.货比三家，尽量压低价格。同等产品要多询问几家，对质量和价格加以比较，做到货比三家。卖家销售的时候，报价往往都偏高，因此要积极讨价还价，把价格降到双方基本都能接受为止。
4.采购方式要稳定加灵活。为了确保食品的质量和采购的稳定性，可在市场固定采购点，但不可绝对化，要灵活。如固定点的质量、价格不如其他市场的，那就不去固定点采购，与分散市场采购结合起来。
明确适当的采购量
原材料采购库存量过多会影响资金周转，库存量太少又会导致卖品脱销而引起客人不满。因此，采购时确定合理的采购量非常必要。要确定采购量，采购人员必须审慎考虑与计算各种因素。
某餐饮店苗先生对采购管理非常的到位，刚开始做采购时，他根本没有意识到采购也有那么多的学问，经过一段时间的考验，他认识到，适当的采购量对于餐饮店而言是很重要的，并逐渐完善，做得很到位。
他总结到适当的数量指采购的数量以需求量为指导，尽量免“过与不及”。采购量太多，一旦产品需求降低或产品改型换代，将会造成废料。若采购量太少，则可能会因增加采购次数而增加采购费用。
他要求员工在采购原料的数量上要合理控制在满足需要，尽量减少库存。在采购的同时要考虑食品原料的种类、采购地点的远近、采购折扣等。确定采购数量还要根据前一天的库存数量和经营需要，以及原料的鲜、干性质。不易储存、鲜度要求高的应根据需求量采购；可长期储存的，在考虑储存成本的前提下，可以在市场价格低落时增大采购量。
只有明确适当的采购量时，才能更好地降低成本。
开店秘笈：
1.按照预计的营业额，在采购时，首先要考虑的因素就是预估营业额，以此来反推出需要准备的原材料的数量。
2.按照物品贮存的有效期。对餐饮业食品类有效期的控制，是确保品质的重要方法之一。
3.按照原材料的过去使用状况。一般情形下，可以把前一期使用量作为下一期订货的依据，也可以长期性地累积记录各项物料的耗用情形。
4.按照盘点结果。盘点可让采购人员清楚了解现在店内还剩余多少物料；有明哪些需要订货。
5.按照促销广告。促销常常会打破原有原料耗用的正常比例，采购人员要对促销的内容、对象及餐饮店的预期目标加以详细了解，并适度的调整订货量，以配合促销活动的进行。
6.按照地区特点。连锁经营的餐饮店，每家分店可以根据不同商圈的具体特点，作为预估、订货的依据，或作为管理上的指标。
7.按照天气及季节的变化。天气的变化、季节的更迭，也会影响到菜式及原物料的使用量，同时更重要的是，这些变化是生鲜食品供应期间、产量多寡、品质好坏与价钱高低的最主要指标。
8.按照供货周期的长短。由于各供应商提供物品的到货时间或送货周期不尽相同，采购时必须依据供货周期，采购足够的量。
9.按照食品的包装数量和规格。并不是所有商品的采购都可以直接由采购人员主导，有些商品限于专业或其他原因，可能由使用单位或仓库依需要量与安全库存量提出申请购单，经过总经理或指定的主管核准其申请购单，最后才由采购人员直接办理采购。
10.确定采购日期。理论上采购周期是愈短愈好，但考虑到鲜度、耗用量、供货期间及库存空间等，不同原材料的采购周期也不尽相同。
合理控制采购价格
加强成本管理是提高企业管理水平，增强市场竞争力，提高获利能力最重要的因素之一。
信息不充分以及有关的采购人员与供应商密谋串通收取回扣，往往使采购物品、食品原料的价格偏高，同时餐饮店所使用的原料价格变化很大。由于这些因素存在，致使采购价格的控制成了采购管理中最难进行的工作。因此为了防止采购人员与供应单位串通舞弊，也为了保证餐饮店的采购价格带有竞争性，必须进行采购价格的控制。
采购原料的价格是餐饮店老板最关心的，也是员工对采购最不放心的。
某餐饮店霍先生在价格控制方面做了很好的处理。他深知价格控制是降低餐饮成本、提高企业利润率的最有力手段，也是餐馆增强市场竞争力的一条有效途径；因其市场价格浮动变化大，控制起来难度较大，他对几方面的工作着重做了分析和考察，首先是通过比较运费、货源、质量、服务等因素，选择几家供应商来报价，择其质高价低服务好的作为采购伙伴；
其次是尽量采取批量购货，直接从批发商、生产商或种养殖户处采购，尽量摒弃中间环节，获得优惠价格；另外还考虑采购价格与原料的使用价值的联系，尽量除掉原料成本中那些多余的成本，避免浪费，精选原料，降低破坏率，控制价格。
在这几方面的努力完善下，该店的采购价格得到了合理的控制。
成本控制最明显的作用就是，企业通过管理控制的功能，得到提升企业管理水平，增强市场竞争力，为企业谋求更高获利水平的目的。
开店秘笈：
1.限价采购，限价采购就是对所需购买的原料规定或限定进货价格，这种方法一般适用于鲜活原料。当然，所限定的价格不能单凭管理者的想象，而是要委派专人进行市场调查，获得市场的物价行情进行综合分析提出中间价。
2.竞争报价，竞争报价是由采购部向多家供货商索取供货价格表，或者是将本餐饮店所需的常用原料写明规格与质量要求供货商在报价单上填上近期或长期供货的价格，采购部根据所提供的报价单，进行分析，确定向谁定购。在确定供货商时，不仅仅要考虑到供货商供货的价格，还要考虑到供货商的供货信誉：如原料的质量、送货的距离以及供货商的设施、财务状况等因素。
3.规定供货单位和供货渠道，为了有效地控制采购的价格，保证原料的质量，餐饮店的管理层可指定采购人员在规定的供货商处采购，以稳定供货渠道。这种定向采购一般在价格合理和保证质量的前提下进行。在定向采购时，供需双方要预先签订合约，以保障供货价格的稳定。
4．控制大宗和贵重餐饮原料的购货权
贵重食品的原料和大宗餐饮原料其价格是影响餐饮成本的主体。因此有些餐饮店对此则规定：由餐饮部门提供使用情况的报告，采购部门提供各供货商的价格报告，具体向谁购买必须由餐饮店管理层来决定。
5．提高购货量和改变购货规格
根据需求情况，大批量采购可降低原料的价格，这也是控制采购价格的一种策略。另外，当某些餐饮原料的包装规格有大有小时，购买适用的大规格，也可降低单位价格。
6．根据市场行情适时采购
当有些餐饮原料在市场上供过于求、价格十分低廉且厨房日常用量又较大时，只要质量符合要求，可趁机购机储存，以备价格回升时使用。当应时原料刚上市时，预计价格可能会下跌，采购量应尽可能少一些，只要满足需要即可，等价格稳定时再添购。
订货的规定
在餐饮业的采购作业流程中，实际订货工作往往远比与供应商洽谈采购条件显得更为重要，当采购人员与供应商签订或协商好买卖条件后，即开始进行订货的工作。因餐饮采购的商品力求新鲜，有效期限的控制遂为物料管理上的重点，因此如何达成有效率地订货，也成为对采购人员的要求。
某餐饮店主管黄先生在订货方面有一定的管理经验，他讲道，首先要了解订货的首要目的是与配销中心联系，订购足够量的复合标准的半成品以维持营运，并根据营运状况及时调整定量，正确地订货能使餐饮营运顺畅；同时要意识到订货过多会造成点数困难、成本高、积压资金，使产品品质下降；反之订货不足会使营业额和利润下降，并对餐饮店信誉和员工士气产生不良影响，如要紧急订货，成本就会上升。
王先生每日的例行工作是看经理留言本、订餐本、订货组留言本；准本盘存本、进货单、订货单；计算每日产品百分比；填写进货单；登记盘存本项目、比较差异分析原因；复印；发传真下订单，写留言。
王先生接着讲道，有时候会遇到紧急订购，这就需要订货经理需随时观察货品使用情况，并根据合理预估来判断库存是否够用到下次正常进货；当发现货品不够时，将情况与当班员和订货组长沟通，并先考虑餐饮调拨；如不可能，则决定紧急订货；可以通过打电话联系，并告知紧急送货的数量，随后将订货内容发传真给对方。
在这几方面，王先生要求的比较严格，做得也比较到位，也因此赢得了经理的赞赏。
开店秘笈：
1.订货目标，正确执行订货工作，可使营运顺畅，而安全库存的维持与物品贮存周转率的提高，则为订货的目标。也就是说，采购人员必须在为维持存量所获得的好处和因贮存所付出的代价之间谋求最佳的平衡点。
2.订货对象，对外订货，依照采购单位认可谈定的条件，向指定的供应商订货；对内订货。在中大型或连锁经营之餐饮业，为集中采购或强化采购条件，常有配销中心或中央仓储的设置，此时各营业单位只须面对一个订货对象，而由配销中心去面对众多的供应商，如此可减轻营业单位管理上的负担，若再加上电脑化管理，则更能有效达成物料管理的绩效；厂商自行进货。有些供应商的配销能力非常强，会自行固定到餐饮店检视存货、补货。
3.订货的方法。即订货数量参考因素的运用，可以预估营业额中各项原物料所占之比率，计算使用量，或者以盘点结果的上期使用量减去盘存数量后，参考上列因素计算出需求数量，再依订货物品之包装数量来调整。
餐饮经营必须不断努力收集各种资料数据，作为营业额的依据。
餐饮业所使用的食材和季节有很大的关联，限于当时蔬菜、水果及鱼类等物品的变化，菜式也随之更迭，因此对于采购人员有较大挑战。
采购人员如能充分掌握季节性的变数，必能轻易取得成本低、新鲜度佳的食材，提供厨房制作精美佳馔，以吸引顾客闻香上门来。
餐饮采购的验收
验收工作是一项十分重要的业务，物料采购之后，必须经过验收才可入库。验收工作必须迅速、切实，但不可为争取时效或因某种原因而草草验收了事，必须注意所付出的代价与进货品质是否符合？物料规格是否合乎当时采购要求？
某餐饮店王先生对采购员的要求比较严格，他说道：“一位良好的验收员必须具备各项物料专业常识及良好职业道德，对所有购进的物料详加检验，检验其品质、数量是否合乎规定？不可仅以肉眼查验，务必保证采购品表里如一，验收工作完成后，须将验收结果填入事先印制好的报告表上，整个验收作业始告完成。”同时，他也对验收工作，做了整体的完善。
他制订一系列的验收方法和验收标准来来收到理想中的效果。
他所说的验收是要检查或试验后，认为合格而收受。检查之合格与否，必须以验收标准来确立，以验收方法的制定为依据，决定是否验收。验收标准，其一是以物料好坏为标准，其二是在验收检查时试验标准。前者常有限制，可能因人而异，所以并不具体，后者则就抽样方法的不同而言，有时或以供应商信用可靠，不经检验即可通过。
因此，他总结出，验收只是一种手段，而不是目的。无论如何，验收必须要考虑到时间与经济等原则，并经双方签订协议后，才能收到效果。
王先生在验收方面做得相当到位，也为餐饮店赢得了一定得效益。购进原材料时,为了防止品种规格不符、数量短缺或有害健康的腐烂变质食品进入仓库，必须严格实行验收制度。验收是保证原材料数量和质量的重要措施。
开店秘笈：
采购的最终目的在于确保交货的安全，所以从事采购者，应明了整个采购的任务及责任，方能保证检验工作的顺利进行。现就实务观点，列举在验收时所应注意的基本原则如下。
1.拟订标准化规格。规格的拟订涉及专门技术，通常由需用单位提出，要以经济适用以及能够普遍供应者为原则，切勿要求过严。所以在拟订规格时，要考虑到供应商的供应能力，又须顾及交货后是否可以检验，否则，一切文字上的条件只能流于形式。但亦勿过宽，致使劣货冒充，影响使用。总之，要拟订规格，审查应走向合理化、标准化，如此验收工作才能有合理的标准可循。
2.招标单及合约条款应确切订明。规格虽属技术范畴，但是招标时仍列作审查的要件，盖其涉及品质优劣与价格高低，自不得有丝毫含混，故在招标单上必须作详尽明确的拟订，必要时并应附详图说明，以免卖方发生误会。至于买卖完成后，于合约内亦应加以明白订明，使交货验收时，不致因内容含混而引起纠纷。
3.设置健全的验收组织。有专设单位方能设计出一套完善的采购验收制度，同时对专业验收人员要进行专业训练，使其具有良好素质以及丰富的知识与经验，然后严密监督考核，以发挥验收应有的功用。
4.采购与验收工作必须明白划分。采购工作讲究分工合作。直接采购人员不得主持验收的工作，以发挥内部牵制作用。再细分工，则验收与收料人员的职能，亦宜加以划分。一般用料品质与性能，由验收者负责，其形状、数量及可以目视或由简单度量衡仪具表示的规范，则由收料人员负责。各依职责行使，以达预期效用。
5.讲求效率。无论在国内或国外采购，验收工作应力求迅速准确，尽量减少买方不必要的麻烦，不可只求近利，忽略后患，厂商应了解一切费用与风险，全部估算在购价之内，此点必须掌握。
验收的准备工作
采购是厨房生产获取必需原料的前提，验收是提供厨房生产价格适宜又不超过规格各类原料的保证。餐饮店按质按量并以合理价格订购并不能保证供货单位也按质按量并以合理价格为餐饮店提供各类厨房原料。验收管理不仅关系到厨房生产成品的质量，而且还对生产成本的控制产生直接影响。因此，验收准备工作和要求，并使用有效的验收方法，对验收工作加以控制管理是必须的。
张先生是某餐饮店的采购主管，为了保证验收工作的顺利进行和提高验收工作效率，他不仅配备了合格的验收人员，同时还提供了一定的验收场地与设备设施条件。
张先生对验收人员要求是：验收人员必须以单位利益为重，秉公验收，不图私利，具有一定的原则性；验收人员一定要勤恳踏实，仔细认真，验收程序应全面彻底完成；应受过专业训练，掌握较全面的原料基础知识，清楚采购原料的规格和标准，对原料质量能做出较全面准确的判断；应该熟悉餐饮店的财务制度，懂得有关票据账单的处理方法和程序。
同时，张先生对验收场地和设备做了改善，他深知，验收场地合理与否直接影响到验收的效率和验收人员的工作量。理想的验收位置，应紧靠原料入口与货仓之间，并尽可能与厨房生产和服务同在一个区域。这样便于控制原料进出，同时可以减少搬运工作量。此外，验收需要处理许多票据账单，所以应配备相应的办公室及一定的办公用具，以方便操作。
验收原料重量的准确性有赖于称重设备——磅秤的配备，磅秤的称重范围要能满足验收需要，大小合适，重量、数字两面可读，摆放位置合理，最好摆放在验收工作间的门前，有玻璃窗在验收室内可视。除此之外，验收还应配备用于原料运输的小型推车，盛装原料用的各类筐、箱以及开启箱、罐用的开刀、剪刀、文具等用品。
每次验收，张先生都要完善一下准备工作，为此，也为餐饮店节省了一笔开支。
开店秘笈：
1.预定交货验收时间。采购合约应订明交货期限，包括制造过程所需预备操作时间、供应物资交货日期、特殊器材技术验收时所需时间，或采取分期交货来排定时间。同时，如果发生延长交货者，其延长交货时间亦应事先预计，以便于配合。
2.交货验收地点。交货验收的地点通常依合约的指定地点为准。若预定交货地点因故不能使用，而需移转他处办理验收工作时，也应事先通知检验部门。
3.交货验收数量。检验部门依合约所订数量加以点收。
4.交货时应办理手续。每次交货时由订约商列具清单一式若干份，在交货当天或交货前若干天送到主办验收单位，同时在清单上注明交付物品的名称、数量、商标编号、毛重量、净重量，以及运输工具的牌照号码、班次、日期及其他尚需注明点，以做准备验收工作之用，同时，采购合约的统一号码、分区号码、合约签订日期及通知交货日期等，亦应注明于该清单上，以供参考。
5.送货商的责任。送货商对交货有两项责任，即：交货前的责任：应负责所交物品全部履行完毕为止。在收货人仓库储藏期间发生缺少或损害，而属于不可预防偶然发生事项或属于采购人员的过失，送货商可不负赔偿之责；交货后的责任：一般处理方法视其实际情形及协议而定。
6.验收职责。一般而言，国内供应物资的验收工作，都由买卖双方会同办理，以昭示公允。如有争执，则提出仲裁。国外采购因涉及国际贸易，通常皆委托机构，凭其检验报告书作为判定的依据。如果买卖双方或一方具有化验能力者，则经双方同意后，亦可由双方共同或一方化验。
其中包括：实际验收工作时间，验收的时间视实际需要而定，一般以尽速尽善为准，不可拖延太久，妨碍使用时效，故应明确规定验收工作时间；拒绝送货的货品处理，凡不合规定的货品，应一律拒绝接受。合约规定准许换货重交者，待交妥合格品后再予发还，经济责任应该依合约规定办理。
7.验收证明书。买方在到货验收之后，应给卖方验收证明书。如因交货不符而拒收，须详细载明原因，以便办其他手续。上项验收结果，并应在约定期间内通知卖方。