迎来送往的商务礼仪
运用一点心理战术，待人诚恳有礼，不卑不亢、不骄不躁是生意成功的诀窍，对商务礼仪的种种细节你不可不留意。
自我介绍的礼仪
在日常的商务活动中，自我介绍是十分重要的。有人以为递了名片之后就万事大吉了，其实不然。有时候，自我介绍比名片更重要，它可以“先声夺人”，一下子使别人对自己产生好的印象。
从某种角度来说，自我介绍是一次“戏剧表演”，你这个角色演得成功与否，就看这短暂的自我表演了。
成功的自我介绍不仅依靠声调、态度、举止的魅力，而且还要顾及适当的时间和地点以及当时的氛围。
最蹩脚的自我介绍往往犯以下错误：
（1）急于表现自己，在不适当的时候打断别人的谈话，把自己硬插进去。
（2）夸大表现自己，在自我介绍中长篇大论，洋洋洒洒，说得太多。
（3）不敢表现自己，在自我介绍中躲躲闪闪，唯唯诺诺，生怕别人摸了自己的底而小看自己。
（4）不能表现自己，在自我介绍中吞吞吐吐，模棱两可，不能给别人一种清晰的概念和印象，别人连名字都听不清楚。
为了避免这些错误，自我介绍一定要掌握时机和技巧，做到以下几点：
（1）一定要选好时机。在选择时机时，一方面不要破坏或打断别人的兴趣，另一方面要能够一下子吸引别人的注意力。千万不要抢话头，最好能够接话头。在需要等待的时候，一定要等待，而且一定要当好的听众。
（2）一定要自信。要以十分自信的语调来赞美别人，感觉是从心里发出的，而不要过分谄媚或吹捧。
（3）尽量表示友善、诚实和坦率。这不仅要从话语中表现出来，还应该从态度和眼神中表现出来。
（4）清晰地报出自己的名字，并尽可能用幽默的方式加深别人对自己的印象。
（5）特别表示自己渴望认识对方，使对方觉得他自己很重要。如果你知道对方的名字，一定要多重复一至两次，以表示自己很荣幸结识对方。
当然，自我介绍并不一定要面面俱到，有时候可以留有余地，有时候需要借助别人来介绍自己，有时候可以采取间接的行动方式，这就要看当时当地的实际情况了。
商务交际不同于串门，多半是有一定计划和目的的。俗话说：“知己知彼，百战不殆”，对于每一次约谈、碰头、商讨、谈判，都要因事因人做大量的准备工作，这样才能使自己在交际中有出色的表现。
那么，在商务交际中应该作好哪些准备呢?
（1）要尽可能地了解所要交际的人，对他的职业、爱好、能力、脾性等各方面有一定的了解。如果能够知道他近年来的工作记录和成绩最好，这有助于找到更多的共同话题和语言。除此之外，还应该尽可能了解他的需要，包括工作和生活两方面的需要，这样就有可能成为“知己”或“热心人”，有机会为别人排忧解难和提供服务。，
（2）需要对打交道的单位或公司进行研究，尽可能地了解有关单位或公司的情况。由此，你就有可能提出一些有价值的问题，并对生意发表一些有建设性的意见。这样，就不但可以从对方身上得到一些重要信息，取得对方一定的信任，而且能够为下一步的合作提供思路。
特别是当你和一些大公司打交道的时候，准备工作就应该更充分。最好事先从有关部门得到有关的年度报告，详细了解该公司的金融情况和利润指标，以及其产品的品质和市场服务情况。如果搞不到这些情报，就只好从图书馆和报刊上尽可能查一些资料了。除此之外，还可以留心一下这方面的市场报告和广告行情，加以比较，互相参照，使自己心中有底。
但是要记住。不管自己了解得多么清楚，心里多么有数，在商务交际过程中千万不要让对方为难，硬“逼”着对方承认自己的弱点和不足，要耐心把别人的话听下去，然后说出自己不太清楚的地方，请别人赐教。
（3）不仅要尽可能地了解对方，还要设身处地地替对方准备一番，特别是要仔细设想一下对方可能会提到的难题。对于对方提出的问题，如果自己很难给予圆满答复，但又不能回避，就应该想好怎样应付和回答才最得体，这时候如果吞吞吐吐、搔头捏手指或者不住地干笑，就可能前功尽弃。如果有所准备，那就不会太紧张而可能应付自如了。
交换名片的礼仪
自从人们发明了名片之后，在交际场合使用名片成了最为平常的事情。名片被看做是个人的广告，而交换名片则是“推销”自己的一个做法，名片不仅要很好地珍藏，而且要懂得怎样去使用它，使之效果最好而且又不失礼。
1.名片是你身份的介绍
你的名片对他人重要不重要，首先是由你的地位决定的。你有多高的职位，拥有什么权力，具有什么技能，学有什么专长，都是你对别人有多大“使用价值”的基础。人人都很看重这些，所以名片上自然要印得清清楚楚才好。
从商务角度来说，名片宁可印得“实”些，不要太“虚”。有的人喜欢印上一大堆头衔，很多都是虚的，并不一定能得到别人的尊重，倒不如突出重点，把最实在的信息传达给对方。
如果名片上列上与自己的生意和专业有关的名头，有时也会在交际中找到一些共同的语言。做装修生意的，有“装饰协会会员”的头衔当然更好；搞电脑的不妨参加当地的电脑学会。这只是便于多找一些共同话题来交谈，在交际中形成有趣味的对话而已，切莫以此抬高自己，贬低别人。
2.交换名片的顺序
交换名片的顺序一般是“先客后主，先低后高”。即地位低的先把名片交给地位高的，年轻的先把名片交给年老的，客人先把名片交主人。不过，假如是对方先拿出来，自己也不必谦让，应该大方收下，然后再拿出自己的名片来回赠。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方产生厚此薄彼的误会。
3.交换名片的礼仪
与国人打交道时递接名片通常是在自我介绍或经人介绍后进行。接受他人名片时，应毕恭毕敬，马上说一声“谢谢”。如果可能的话，一定要用半分钟左右的时间从头至尾认真默读一遍对方的名片上所写的内容，不懂之处可以当面向对方请教，若对对方名字读音把握不准又不去请教，要是真的叫错了，那就太失礼了。我们还可以有意识地读出声音，再重复一下对方名片上所列的职务或单位，以示仰慕。
前面已经说过，自己的名片要早早准备好，在接受别人名片之后，随即将自己的名片递过去，如果这时到处寻找或错把别人的名片送给对方，更是严重失礼。
在递送自己的名片时，用双手或右手捏住名片的两个或一个角递上，千万不要用食指和中指夹着名片给人。名片上的字体正面朝向对方，目的是让对方能够直接读出来。这时应向对方说“请多关照”、“请多多指教”，或“希望今后能够保持联系”等的话，以示客气。
与国人打交道，递接名片应用双手。与外国人打交道一般只用右手就可以了。因为在印度和中东的一些国家，左手被认为是不洁的，只用于洗澡或上洗手间。所以与这些国家的朋友交往，切记不要用左手接触对方，也不要用左手为之传递物品。倘若自己暂时没有名片，也不宜说“我们单位小，都没印名片”或“我没有职务”或“印不起名片”之类的话，这样说有损自己的形象，同时也令人尴尬，不可取。合乎商务活动惯例的说法是“很抱歉，我的名片刚刚用完”或“对不起，我没带名片”，不愿与之交换名片时也可用上述说法。这是维护自身形象和自我保护的重要做法。
4.使用名片有忌讳
（1）忌胡乱散发。要有的放矢地使用名片，切忌乱散发，像传单一样到处发放。喜欢散发名片的人，会给人一种极不爱惜自己名誉的感觉。
（2）忌逢人便要。不能像在收集名片似的，逢人便要。其实过分地热衷于名片的交换，反而有失礼仪，使人敬而远之，甚至遭人鄙视。索取他人名片的正确做法是欲取之必先予之，即把自己的名片先递给对方，以此来求得对方的响应。或暗示自己的意愿，如对长辈、地位高的可以说：“今后怎样向您请教?”对平辈、晚辈和与自己地位相仿的可以说：“如何与您保持联系?”。
（3）忌收藏不当。名片最好放在专门收藏名片的皮夹、名片盒或名片夹里存放。把名片放在钱包和月票夹内的做法都是应当避免的。因为自己在递出名片时还要把这些东西拿出来亮相一番，这很不雅观而且不妥，而把别人的名片乱塞乱掖同样失敬。
名片和收放名片的夹子，应避免放在臀部后面的口袋内，名片是个人身份的代表，对它应像对待主人一样尊重和爱惜。
（4）忌玩耍名片。在交谈时不要拿着对方的名片玩耍，亦不要当着对方的面在上面做谈话记录。
谈话中的礼仪
在商务活动中，与人谈话是最主要的方式。然而在与人谈话时，很多人并不注意一些细小的方面，尽管这些细小的方面给人的印象是很重要的。那么，怎样才能使你的谈吐和风度更高雅呢?
在人际交往中，与人谈话应给人一种愉快的感觉，这是令人对你产生好感的重要条件。这时你并不需要做出一副口若悬河的架势，也不需要只静静地听对方说话，这样反而使谈话无法进行。
当你遇到新朋友时，应试着从言谈中找出他的兴趣所在。当别人正讲得起劲时，不要去打断他，即使想要对他所谈的内容发表意见或加以补充，也应等他讲完了以后再说。要使一起谈话的人都有发言的机会，不要尽让一两个人说话，对于比较沉默的人也应设法使他说话。
在社交场合的谈话中，应尽量避免谈论容易引起争执的话题，不要与人争辩。
说话时的声音应柔和，但不要低得使听的人感觉费力。说话时除了需要用手势来加强语气或表示特殊的感情外，不要把手胡乱晃动，因为无意义的举止足以表现一个人的浅薄、轻浮。谈话中如果有一阵子陷于沉默，应设法转移话题，如果没有新的话题可谈，可以向其他人提出问题。
应使一起谈话的人都有机会展现自己，交流彼此的观点和看法，社交场所并不是为某一个人设置的，在谈话中应尽量避免谈论疾病和私人问题，比如别人的婚姻、财产等。
应记住你的朋友的爱好是什么，假如他们的爱好与你不同，不妨试试对他们的爱好加以了解。说不定你也会发生兴趣。虽然上面谈到的都是细节，可是每一点都很重要，掌握了这些谈话的技巧，将为你的社交打开一扇大门，说不定还会对你起到决定性作用。
香港九龙有一家商店，生意非常兴隆，有人向老板讨教发达的秘密。
若阪说：“我每月把报纸、杂志都买回来，规定每个职员在每天早上没有开始工作前一定要阅读报纸、杂志，这是每日的必修功课。当顾客来时，他们就可以一边工作一边把自己看到的新闻和各种各样有趣的事讲给顾客听，由此博取顾客的欢心。”
如果商务人员是胸无点墨的人，不喜欢看书报或没工夫看书报，可能会因找不到与客户攀谈的话题而无话可说。因而作为一个商务人员应多读书看报，这并不是说要对各种专门学问都有精深的研究，但对那些常识却应略知一二。如世界动向、国内建设形势、科学新发明和新发现、各地风俗民情，以及艺术新作、时髦服饰、电影戏剧作品的内容及各种奇闻趣事等都可以从每日的报章和每月的杂志中看到，只要留心储备，随机应用，便能收到意想不到的效果。
不管你从事何种商业活动，与人攀谈不仅能使你多了解信息、掌握信息、传递信息，而且能帮助你调节人际关系，对于你的人际交往和事业是大有裨益的。
善于攀谈的人也同样善于听对方谈话。在商务活动中，倾听也有一定的方式方法。在聆听的过程中要让对方充分讲出对事物的观点、看法，不可随意打断对方。在没有完全领会时，切不可与之争辩，影响对方的思路，妨碍双方对事物、信息的深入了解。
善于启发和调节对方的情绪和兴趣，不仅能使话题更为深入，而且能引导对方，得到你想知道的信息资料。要欢迎不同的意见，不同意见有助于你避免犯片面性的错误。
攀谈在商业交际中作用很大，不仅能沟通信息、调节人际关系、满足个体的心理需要，而且有助于自我调节。得体的语言表达能使人在人际交往中如鱼得水，左右逢源。
会客的正确姿态
人们常说：“第一印象如果很坏，要改变就难了。”不管这句话对不对，第一印象总是最持久的。不论你是接待员还是总裁，你可能是公司里惟一和其他公司接触的人。对他们来说，你就是公司，你就代表了公司的一切。因此可以了解为什么必须友善招待公司的每一位访客。
1.接待室守则
如果你是接待员，有访客来时，你可以不必起立及握手，你只要放下手边正在做的事，抬头微笑，倾听客人说些什么即可。如果有访客走近时，你仍然打字或整理文件，他们会觉得你对他们没有兴趣，漠视他们的需求。千万不要让访客看穿你个人的情绪或专心于他事；不可以把访客视为打断你工作的人，不管你有多少字要打，不管电话铃响不断，不管你再忙，也要给访客几分钟，分神来照顾他们一下。
假如你需要护送客人们到别的部门，你必须在前面带领——即使客人是男性而你是女性，或者年纪比你小，别忘了，这是在“你的”办公室，你是主人，因此由你走在最前头带路，并为他们打开会议室的门，送上茶点。
客人初次造访时通常需要被带到听要见的人的办公室里，洽谈完毕，仍需把客人带回大门出口处，在内部空间构造复杂的办公室尤须如此。
如何应付没有事先预约的客人，如推销员?经理们通常没有太多时间来接见所有要和他见面的人，甚至没有时问来接见他们想见的人，因此，如果有不速之客或非公司政策规定内之人前来拜访，接待人员向访客简短说明后，可以请他们留下名片并感谢他们的拜访。这时你可以告诉他们你会将他们的资料放在供应商档案里，一旦有任何需要将主动和他们联络。你的彬彬有礼将会为公司赢得商誉。
2.消磨等待时刻
有时访客必须等待主人来接见。在狭窄的空间里，对等候者及工作者来说都不舒服，以下提供一些使访客宾至如归的办法。
（1）提供茶点。如果有客人到你家时，你一定会问他：“是否要喝点什么饮料?”同样，访客也应得到你的殷勤问候。
很多接待人员提到：公司规定他们不可以离开桌子，如果有人进来他们就必须起身相迎非常麻烦，或者认为为访客倒水不是他们的职责等。
如果你没办法离座，请找个人来帮你或直接告诉客人厨柜在哪里，或者干脆在大厅里放个咖啡壶；如果公司没有厨柜或大厅，直接告诉他们餐厅在哪里；如果公司又没有餐厅，就告诉客人茶水间在哪里。总之，必须向客人致意或致歉。如“很抱歉，我现在没办法帮你倒茶，如果你想喝点水，从这直走后左转就有个茶水间，你可以自己倒杯水!”
（2）不直接明讲洗手间的位置。很多访客会不好意思问洗手间在哪里，你可以婉转地告诉他：“如果你想喝水的话，电梯旁有个茶水间，左转就可以看到洗手间了。”
（3）确定访客有椅子可坐，如果允许抽烟的话，是否有烟灰缸?是否有报章杂志可读?虽然或许你的报告写得很吸引人，但大部分客人宁愿阅读当天的报纸或当期的杂志。
（4）告诉客人衣帽间的位置。确定客人知道你将他的外套放在何处，等他要离去时，就可以自行取回外套，而不必麻烦你。
（5）尽可能提供多样性服务，譬如帮忙找电话号码。
（6）营造工作气氛。访客走近柜台时，请勿与朋友聊天或打私人电话，也不可吃零食，这样显得不够端庄，也较没有工作气氛。
（7）除非是访客先起头闲聊，否则应尽量避免与访客闲聊。在访客会见公司人员前，可能希望再把想谈的事情想清楚，如果和他聊天，可能会打扰他。但如果他们主动和你闲聊，你应报以友善、职业性的微笑，不要暴露出自己或主管的私事及公司内部的机密。千万不要让自己陷入辩论的情绪里。
如果你正在忙。而访客却想和你搭讪，你实在没有必要应酬他人。虽然你让他觉得很自在，可是你还有工作要做。如果客人经常如此的话，可能要归咎于办公室的摆设，是不是客人的椅子紧临着你的桌子?或者是客人椅子放得很远，使你们没办法讲话?
如果你没有办法对陈设做改变，就只要尽量简洁地回话，然后面带笑容重回自己的工作岗位。
如果访客信步走进办公室，停足在你桌旁或在你办公室外探头探脑地要见某人，请你有礼貌地去帮助他，不应该任由外人在你公司或整栋办公大楼里闲逛。不要敷衍地回答，“我不知道”，然后任由陌生人继续徘徊。如果他们走错部门，请协助他们找到正确部门；如果他们走错公司，至少借个电话让他重新联络，或帮他在大楼名单里找到正确的公司。
如果你是主人，知道必须让来访者最少等10分钟时（可能是你未作妥善计划），亲自出来和客人解释后才重回工作岗位。如果只让对方孤坐而没有解释是很不礼貌的行为，况且容易使客人生气。如果你手边的工作一时半刻无法完成，请直接告诉你的客人，由他自己做决定：要继续等或改天再来。若真发生上述情形，如果你和你的员工都能衷心道歉，你的访客再见到你时就不会那么生气了。
会客的礼节
会见访客时，你应该到大厅来招呼。如果是熟客人，你可以不必费神，请他们直接人内。但对方如果是第一次拜访或非常重要的客户，亲自迎接还是有必要的。
请以专业化形象出现在柜台前，但别像演舞台剧一样夸张；虽不似舞台剧夸张，但却一样重要。当你进入会客室时，一定有人在打量你，他们会从你的外表、姿势、动作及其他肢体语言来评断你，他们对你的第一印象即代表你的公司给人的形象。假若你表现得很谦卑、神经质、胆怯、畏首畏尾，在你还没有开口以前，你已输掉了一半。
确信你的姿势、面部表情甚至肢体语言都充满自信，让人觉得你够专业化。不要轻易泄露出自己的感情或是让失望感压迫你。如果你以负面的态度接待客人，相信对方将给予相同的回应。
1.替上司接客
见面后立刻向客人自我介绍，如果你是秘书，你可以告诉他：“你早，×先生，我叫××，是王经理的秘书。”如果×先生没递上名片，但可能已有准备并已拿在手上，请你毫不迟疑地向他索取名片。拿到名片，你不但可以此向上司介绍，也可以存人档案中。当你介绍访客时，顺手把名片递交给上司，或放在上司看得到的桌面上。
当你指示访客上司办公室的位置时，也应说些如“王经理正在等，请随我来”的话，避免用“跟我来”或“走这边”的命令式口气。
2.握手
与人打招呼的专业化方式是：当客人进了办公室向你走来时，你立刻起身，面带微笑地迎上前去，并露出亲切愉悦的表情，然后伸出手与对方握手。如果有人向你介绍客人，而你仍安然地坐在椅子上，就会显得你对此人不感兴趣，并意味着你不想被打扰。
握过手后，通常以复诵对方姓名为寒暄开场白，如果第三者尚未将你介绍给客人时，可以简单地自我介绍：“很高兴认识您!×先生，我是××”或“幸会幸会!×先生”。
在商场上，握手是一种最常见的礼节。象征着和平——开始时张开手，表示手里并未携带任何武器——接下去也是个和平的手势。除此之外，先撇开文化差异性不论，如果有人伸出手来要和人握手，而你不握的话，即表示你看轻对方，不屑与之握手，对方会觉得受到侮辱。
如果基于其他原因，无法伸出右手来握手时，也请你伸出另一只手。这若是永久性的状况就不必道歉，如果只是暂时的，还请稍作说明，你没有必要向他解释清楚，但若有人问及，不妨简明扼要说明一切。握手的方式可透露出你是什么样的人：坚定的握手方式（非上下摇动或紧握不放），代表自信、热诚、开放与诚恳；如果是软弱静止的方式则代表反面的意义；如果像是要把对方骨头捏碎，则代表独裁支配且敏感的一类。
握手时上下摇动约一两下即可松开，虽然你仍在介绍彼此，手却可以分开。握手时，身体稍微前倾，面带微笑，眼睛注视着对方，如果握手时不注视着对方，会让人感觉犹豫、不信任对方，或有自卑感。
握手时，保持手向前举，大拇指朝外，虎口向上；如果有人握手时手掌朝下，可能下意识里想控制整个情况，如果你也接受这种握手方式，表示你也同意由此来支配全局。如果你愿意让对方相信他们是主要控制者，这是一个不错的握手方式。
在商场上绝对不要伸左手和人握手；或者双手环绕着某人脖子；或双手搭在对方肩上并亲吻他的面颊；或用任何其他方法做身体接触。应该尊重对方的个性，并不是每个人对这类接触都会觉得舒适自在，不论你对这个团体有多熟悉，和某人有多亲密，在办公室里绝对不容许有拥抱和接吻等行为。
当你满腔热诚伸出手来，而对方并没有立刻握住时，该怎么办?把手缩回来就好了，不做任何批评，也不必觉得遗憾或难为情。
演讲礼仪
常规意义上的演讲，又叫演说或讲演。它是当众进行的一种正规而庄严的讲话，旨在向听众就某一事件、某一问题，发表个人见解，或是论证某种观点。
在商务活动中，商界人士所发表的演讲，多数都是礼仪性的。比如，商务人员更多需要准备的，是致欢迎词、欢送词、祝贺词、答谢词、介绍词、解说词等等，往往具有临时性、广泛性、应酬性等特点。它又被称为即席演讲。
当众发表即席演讲，如同对商界人士学识、口才、应变能力、表达能力的一场公开考试。
1.演讲的特点
即席的演讲，有一定的礼仪规范可循。
（1）在声音上，它应当抑扬顿挫，有所变化，借以突出重点，表达感情。或是调动听众的情绪。
（2）在语言上，它应当尽量生动、形象、幽默、风趣。可以多举例证，多打比方，多使用名言警句，但不要乱开玩笑，尤其不要讲下流话和脏话、黑话。
（3）在内容上，它应当言之有物，力戒陈词滥调，无病呻吟，无的放矢。从结构上讲，任何演讲的内容都由开场白、正题与结束语三部分构成。演讲的“重头戏”，务必要放在正题之上。
（4）在表情与动作上，应是当喜则喜，当悲则悲，不要面沉似水，或表情失当。应当站着演讲，辅以适当的手势亦可，但不要摇头晃脑，指手划脚，将拳头煞有介事地挥来挥去。
（5）在时间上，应当力求点到为止，短而又短。照常理来说，发表即席的演讲，讲上3分钟左右即可，一般不要超过5分钟。遇上“限时演讲”，即演讲的时间有所规定，则宁肯时间没用完，也不要超过。切勿被人“叫停”，罚下场去。
2.演讲形式
为了便于掌握，以下分别介绍一下商界人士在进行常见的欢迎、欢送、致贺、答谢、简介、解说等几种不同形式的即席演讲时，所需要注意的礼仪问题。
（1）欢迎时的演讲。在商界，遇上来宾参观、访问，或是有新职员加入，在见面之初，致上一篇热情洋溢的欢迎词，往往必不可少。
准备欢迎词时，通常应考虑对象、场合、内容与态度等几大问题。不要忘记，其重点是“欢迎”二字。对象不同，欢迎词便有所不同，总的说来，对下来检查的上级人员，应当谦恭；对初来乍到的客户，应当诚恳；对新加入的职员，应当热情。
致欢迎词的最佳地点，首推经过特意布置的接待室、会客室或会议室。站在人来人往的大门口或人声嘈杂的楼道里，都会影响效果。
在内容上，欢迎词应包括自我介绍、郑重表示的欢迎之意，对被欢迎者的建议与希望等等。其中尤以致词者的自我介绍为不可或缺。要不然，致词者一开口，下面的人就会相互询问：“此君何人?”那还能不乱套。
在演讲时的态度上，要胸有成竹，充满自信，面带微笑。特别要注意。在与听众交流眼神时，要坚持“等距离交际”，不要只看着上司、熟人、异性，而让其他人受冷落。
致欢迎词时，演讲者既可以提前撰写演讲稿，届时“照本宣科”，也可以不照稿宣读。用不用稿子，可以依个人状况而定。
（2）欢送时的演讲。每逢同事离职、朋友远去或是来访的同行、客户告辞之际，为了表示对他们的尊重，于情于理，商务人员都应当赠之以临别的赠言。
致欢送词的重点，是要充分地表达致词者的惜别之意。与此同时，亦可表现出致词者对友谊的无比珍视。
准备欢送词时，切记要包括四项要素：
①是对被欢送者的高度评价；
②是对既往与之相处的时光的温馨回忆；
③是自己真心实意的惜别之情；
④是对被欢送者的美好祝福。
以上四项要素，不一定是每一篇欢送词都要无一遗漏地包括在内，但它们的确是一篇成功的欢送词的筋骨。
与欢迎词相比，欢送词应更富有文采，更具备真情实感。
（3）祝贺时的演讲。在商务活动中，不要轻易地放过每一个可以向自己的交往对象表示好感、敬意与尊重的时机，每一位商务人员应当独具的慧眼。在他人适逢喜庆之时，予以正式的祝贺，就是一种有助于双向沟通的方式。
祝贺的方式很多，其中致贺词就是一种被广泛接受的做法。适合致贺词的机会有许多。年轻人过生日、结婚，老年人作寿、庆祝结婚纪念日，同事或同行立功、受奖、晋职、晋级，朋友们过年、过节，协作单位成立、开业、周年庆典等等，都可以致词祝贺。在为贺词打“腹稿”时，需要仔细斟酌辞令，既要语言优美、感人，又要力戒过度恭维或词不达意。准备贺词，要以“恭喜”为首要内容。在贺词的字里行间，要自始至终充满热烈、喜悦、愉快、激动的气息，要使自己所讲的话中满怀着热情。准备贺词，一定要加人称颂、赞扬、肯定对方的内容。同时，如果具体场合允许，应借机表示致词者对被祝贺者的敬重与谢意。
准备贺词，还须认真、诚恳地表达致词者的良好祝福，祝福被祝贺者“大吉大利”、“心想事成”。
（4）答谢时的演讲。商界人士在商务交往中，需要即时答谢的场合很多。例如，过生日、结婚、获得奖励、被授予荣誉称号、本单位举行庆典、事业上取得了重大成就的时刻，都应当向来宾或在场者致词答谢。
如果说对人常存感激之意，并在适宜之时将它表达出来，是做人的一个诀窍，那么在必要时，在商务往来中发表一篇言之有物的答谢词，也会让友人与同事对自己刮目相看。
准备感谢词，要力戒套话、废话。一开始就讲“我好激动”，“我讲不出话来”，“我想起了许多昔日往事”，反倒不如回顾一下在自己取得成绩的过程中，其他人是如何支持、帮助自己的。
在答谢词里，对自己评价要中肯。不要自吹自擂，表现得不可一世；也不要妄自菲薄，引喻失义，显得不够诚实。
在致答谢词时，叙事要清楚，对他人的感激要不厌其烦地一一说清楚，道明白。最后，别忘了找出一些自己的不足，以及今后努力的方向，借以请求各位继续关照自己。
即便自己有再大的喜事，的的确确十分开心，也要在致词时沉着气，不要气喘吁吁，口齿错乱，或语气神态表现出得意忘形。
大凡答谢词，都少不了要包括“此时此刻”的感触，对他人的感激以及今后自已继续努力的方向这三大内容。
（5）简介时的演讲。在商务活动中，商界人士必须善于利用一切时机，去成功地“推销”自己。简介时的演讲，在某种意义上说，就是一种必要的“推销”。
简介，就是主动或应邀向公众介绍自己、介绍他人、介绍自己所在的单位、介绍自己所负责的某项工作，等等。同一般意义上的介绍所不同的是，简介的业务性强于交际性，而且就其内容而言，简介其实一点也不简单。所谓“简”，只是相对于长篇大论而言的。
当商务人员应聘新职、联系工作、结识新同事、参加社交聚会时，有必要恰如其分地通过简介去“推销”自己。简介自己，既要谦虚、诚实，又要注意扬长避短，争取给人以好感。在内容上，简介自己应包括个人姓氏、单位、职务、专长、业绩等等。
简介自己所负责的工作，首先，应对其充满信心，切勿自惭形秽，“底气不足”；其次，是要突出其特征，在不泄密的前提下，应细讲，精讲，耐心讲；最后，应欢迎他人多加指正。有什么不足讲出来，反而显得实在，更容易得到理解与信任。
总而言之，简介重在突出特点，人的特点、事的特点、物的特点等等，在不同类型的简介中。都占据着首位。
（6）解说时的演讲。解说，就是应他人的要求，或是为了满足他人的需求，而就某一事件或物品，所进行的专门的解释与说明。
准备解说词，一定要有针对性，而且要尽可能地设想一下，听众会提出哪些问题，对此应如何回答，要做好充分准备。
准备解说词，一定要突出“被解说者”的特征、长处与优势。
临阵之际，倘如遇到听众插话、询问甚至有意说怪话、出难题，一定要冷静、镇定，保持应有的风度。
有时，处于众目睽睽之下的解说者，会因为听众的“视线压力”，即不友好、不信任的目光。而影响情绪。当解说者在演讲方面是一名新手时，更容易这样。此刻切勿避开听众的视线，或看讲稿，或看上空。这时，解说者应当一面继续演讲，一面避开那些冷漠、挑剔的目光，而去听众中寻求自己的支持者，即那些目光友善或是频频点头的人。这种主动与友善者目光的交流，将有助于提高自己坚信此次演讲必定成功的信心。
让我们把会开好
全球商务人士每年会举行超过百亿次的会议，这些会议成本相当惊人。基于这个理由，必须有效地规划会议。
当你在规划会议时，做任何重大决定前一定要先分析你的需求。试自问或请教上司召开会议的真正目的、主题、功能，如此你才可规划出配合主题的会议。
1.决定出席者
会议的目的将可决定谁应该出席。如果会议的目的是提供资讯或表决先前讨论过的事，与会人数多没有关系。但如果开会的目的是探讨问题或研究事情，并需要加以分析后再做决定，这种情况下，如果能限制参与人数，会议较易成功。
一旦你决定了开会人数，在发出邀请卡之前，应仔细考虑邀请什么人。，当你有任何疑问时，可请教专家建议应邀人选。你必须找对人——意即“必须”出席的人，而不是“应该”或“或许”的人选。
2.选择会议地点
在规划会议时，地点也是一项重要的课题，开会的目的可决定地点。是否可以在办公室里?哪一个房间?居中的位置?希望现场气氛偏重社交或商业气息浓厚些?是否希望所在位置能提供社交与商业功能设施?提供何种会议设施?如何安排会议室座位?
不论位置是否合适都会各有利弊，反复思量后，选择其中最能符合会议需求的一个。
考虑会议室大小是否能够容纳所有与会者，如果只有几个人坐在一个大房间里，会让人有空****的感觉。如果一个小房里面，挤满了一群人，也会有窒息、压迫感。人数多寡是会影响听觉效果的。
3.安排座位
主席通常都坐上座。你可以很容易分辨出上座究竟是哪个座位：黑板、书架或荧幕通常在这个座位后方，房间的一边、桌子的末端，主席应面对正门。
组织里的干部或其他与会者应以主席为中心，左右循序坐下。如果你计划举行座谈会而没有特定介绍时，可让与会者自己选择位置。如果同一部门不只一位参加会议，或许他们希望坐在一起，共同讨论他们所提的事项。
4.出席会议
参加任何会议，迟到都是很不礼貌的行为。事实上，你应该比开会时间早到10分钟。如果你真的无可避免而晚到，也应该让主席知道你将到达的时间。假若无法事先让主人知道，在抵达时，应立刻向主席道歉。
当你另外有约，你可以等候对方多久?让人等候10分钟已经太长了，但是有些人往往会因手边还在忙其他事而忘了大厅上还有人在等候，因此差不多等了10分钟后，可以再向接待员或秘书询问一下。
5.打招呼
当主人或代表出来迎接你时，或你到达会议室或主人办公室时，请和对方热诚地握手。如果房间内有一群人时，你应该和其中最资深最有影响力或和你订约的人先打招呼，等候主人指定座位后入座。轻松坐下，保持直立平衡，两脚接触地面，不要显得局促不安，并把公事包或皮包直接放在地上。
不必每次一有人进来便起立致意。如果当你进人时，大家都起立致意，你也必须面带微笑简单回礼，或说“大家请坐”。
如果你是会议主席，可以先做几分钟的闲谈，再进入主题。如果你只是个与会者，则静候主席的宣布。
6.尊重他人的活动空间
根据很多非语言行为的研究报告得知：人类会划分其活动范围。同一间办公室或一张办公桌的人，下意识里会在桌子中间划条线，闯进空间的人则会遭到抗拒。
如果你在会议室中占用太多空间也会被视为没有礼貌。假使你移动椅子或家具，以便给予自己更大的空间，被你占走位置的人也会感到不悦。另外，在别人桌上找东西或者未经同意而使用别人的东西，也是侵扰的行为。用自己的东西是一回事，但征得别人同意后才使用他人的笔或笔记本又是另一回事了。
如果你过分介入别人的安全地带，恐怕会招致厌恶（尤其在异性之间）。
7.与人接触
在这方面也须特别留意，一般人都希望受到尊重。商场上的规则是“除了握手，不要碰触对方!”除此以外的其他形式的接触，势必会引起误会，尤其在男女单独共处时。
8.保持衣着整洁
除非是主人也脱掉外套或松开领带，或他们建议你可如此做，否则不要太轻易松解衣带。假使你脱掉外套、背心，也不要随意放在椅子上，最好随身携带。
9.选择适当的座位
以良好的坐姿，放松而自在的坐着，并靠近你要会谈的对象，这样也可以帮助你了解该坐在何处。当你和两个以上的人谈话时，应选择可以看清所有人反应的位置——坐在所有人对面或领导人的右手边。对资浅者而言，等资深者坐定才人座或被人示意才坐下，是很好的行为。这条规则适用于办公室、会议室、餐厅或轿车里。当人家示意你坐下时，应说“谢谢!”并迅速入座。
10.控制你的声调
声音语调、表情及音量等都是商业技巧的重要一环。你说话的内容往往不比你说话的方式更具影响力，你的音量不宜太弱或太强，应该平稳冷静，避免忽高忽低。注意你的呼吸，不要让你的声音听起来像喘大气。总之，要确定你的语调和音量能配合时间和场合。
11.倾听别人发言
聆听别人说话并显得对谈话内容很感兴趣，这是与人相处最重要的礼貌之一，对他人而言也是一种最高的恭维。有些主管能由会议中听者发问的水准来判断其是否专心倾听。如果你被要求在会议最后做个摘要报告，一定要懂得倾听。
适当的倾听礼仪还包括得宜的面部表情或肢体动作：如身体向前倾、移近、留神及表现出很有兴趣的样子等，利用你的眼睛和嘴角表示你听得津津有味，表现同意或最少表示听懂别人在讲什么；随着说话者的表情，有时面带微笑，有时微微皱眉。适时地提出问题表示鼓励，不要替别人把话说完，等别人陈述完他的想法再答复问题，如果有任何不清楚的地方，随时发问以澄清错误。
如果不同意对方的意见，也待对方说完后，才作简要的复述以确定你没有会错意，然后再平静合理地陈述自己的观点。
绝对不要打断别人说话，这些干扰会打断别人的倾听和思考，是一种极为粗鲁和无礼的行为。
12.礼貌待人
对于访客、上司或长者，我们应表示尊敬，无论是在何种场合，都要保持这种礼貌。
13.散会送客
如果你是会议召集人，就应该由你来结束会议。控制你的时间，不要超出原先预定的时间。会议完毕时，起立、握手，权威地离开。如果会议在你的办公室里召开，须送客人到门口。
如果你是应邀参加会议，应等候主席或上司宣布散会后才可整理自己的物品，再向其他人一一道谢、握手，然后从容地离去。
记住你必须带走开会时所带来的各种资料，如便条纸、笔或其余东西。离开会议室时仍须抬头挺胸，充满自信，却不失轻松。
工作餐礼仪
工作餐，在商界有时亦称商务聚餐，或者餐会。它所指的是，在商务交往中具有业务关系的合作伙伴，为进行接触、保持联系、交换信息或洽谈生意，而假借用餐的形式所进行的一种商务聚会。站在商务礼仪的角度来看，正规的工作餐既不同于正式的宴会，也不同于亲友们的会餐。
1.工作餐特点
在一般情况下，工作餐通常具有下述六个方面的显著特点。
（1）它重在创造一种氛围。工作餐所强调的不是形式与档次，而是意在以餐会友，重在创造出一种有利于商务人员进一步进行接触的轻松、愉快、和睦、融洽、友好的氛围。
（2）它具有某种实际目的。商务人员讲究的是务实，工作餐自然也是如此。其实，它是以另外一种形式所继续进行的商务活动。
（3）它大都要求较小规模。工作餐大都不是多边性聚会，而是以双边性聚会为主。它可以是两个人之间的单独约会，也可以是有关双方各派几名代表参加。参加工作餐的总人数，以不超过10人为好。
（4）它通常是在午间举行。为了合理地利用时间，不影响参加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午间，利用工作之间的间歇举行。
（5）它可以随时随地举行。在举行工作餐之前，主人不必向客人发出正式的请柬。客人也不必为此而提前向主人正式进行答复。时间不必早早商定，地点也可以临时选择。它可以由一方提议，也可以由双方共同决定；可以提前若干天约好，也可以当天临时决定。总之，只要有关各方同意参加，工作餐即可举行。
（6）它由提议者出面做东。根据惯例，无论工作餐举行于何处，哪一方首先提议举行工作餐，即应由哪一方出面做东。而东道主一方出席工作餐时的行政职务最高者，理所当然是主人。
2.工作餐礼仪
主要是有关工作餐的礼仪规范。主要包括工作餐的安排、工作餐的做东、工作餐的进行等等。
（1）工作餐的安排。安排工作餐，此处主要指在工作餐进行之前的有关准备事项。这件事情，主要应由东道主一方负责。它主要分为目的、时间、地点等三个具体问题。
①目的。主动提议与他人一道共进一次工作餐，提议者大都胸中有数，意欲借此机会来实现自己的某种目的。
②时间。举行工作餐的具体时间，原则上应当由工作餐的参与者共同协商决定。有时，亦可由做东者首先提议，并且经过参与者的同意。
按照惯例，举行工作餐的最佳时间，通常被认为是中午的十二点钟或一点钟左右。若无特殊情况，每次工作餐的进行时间以一个小时左右为宜，至多也不应当超过两个小时。当然，若是届时要事尚未谈完，而大家一致同意，适当地延长一些时间也未必不可。
③地点。根据惯例，举行工作餐的地点应由主人选定，客人们则应当客随主便。具体而言，举行工作餐的地点可有多种多样的选择，饭庄、酒楼的雅座，宾馆、俱乐部、康乐中心附设的餐厅，高档的咖啡厅、快餐店，等等，都可予以考虑。不过从总体上讲，选定工作餐的具体地点时，应当主要兼顾主人的主要目的与客人的实际情况。
（2）工作餐的做东。作为主人，工作餐的做东者在举行工作餐的时候，大致必须负责如下几件事情：
①要负责通知客人。正式决定进行工作餐之后，依照常规应由主人负责将相关的时间、地点、人员、议题等等，通报给其他人员。对于重要的人士，必须由主人亲自相告。
②要负责餐厅订座。前往一些著名的餐馆举行工作餐，通常需要提前预订座位。此事依例应由主人负责。
前往餐厅订座，目前主要有下列五种方法。
A，是派遣专人前去订座。
B，是拨打指定的电话号码进行订座。
C，是利用传真进行订座。
D，是利用电子计算机网络进行订座。
E，是使用餐馆所发放的特惠卡或VIP卡进行订座。
至于在上述五种方法之中具体采用哪一种为好，关键是要看哪种有效。哪一种方法能够确保自己预订到理想的座位，就应当优先对其加以采用。
在订座时，必须将自己的有关要求，例如：理想的位置、用餐的时间、到场的人数、特殊的要求、付费的方式等等，同时告诉餐馆的工作人员。有必要的话，还应依照对方的要求，预付一定数额的押金。
③要负责迎候客人。商务礼仪规定，举行工作餐时，做东者必须先于客人抵达用餐地点，以迎候客人们的到来。
在正常情况之下，做东者应当至少提前10分钟抵达用餐地点。稍事休整之后，即应在适当之处恭迎客人们的到来。一般认为，除餐馆的正门之外、预订好的餐桌旁、餐馆里的休息室，以及宾主双方提前约好的会面地点，都是做东者迎宾的适当之处。
假定做东者因故不能提前抵达用餐地点迎候客人，最好是委托专人代表自己前往。必要时，做东者还须说明原因，并为此向客人致歉。不管怎么说，客人准时抵达后而无人迎候，都算是主人的失礼。
④要负责餐费结算。根据常规，工作餐的结算，应当由做东者负责。具体来讲，工作餐的付费方式通常又分为“主人付费”与“各付其费”等两种。
所谓“主人付费”，指的是在就餐结束后，由做东者自掏腰包，负责买单付账。要是宾主十分熟悉，则做东者在餐桌上当着客人们的面算账掏钱即可。得体的做法是，做东者应当先与侍者通通气，独自前往收款台结账，或是在自己送别客人之后，再回过头来结账。尽量不要让侍者当着客人们的面口头报账，更不能让侍者将账单不明主次地递到了客人的手里。
所谓“各付其费”，又称“从制”。它是指就餐结束后，由全体用餐者平均分摊账单，各自支付各自所应支付的费用。在国外，商界人士在共进工作餐时，更多的是以此种方式付费。采用此种付费方式，需要有言在先。在算账时，做东者所要做的，主要是动手算账，伸手收钱，跑腿交费而已。
（3）工作餐的进行。在参加工作餐时，宾主双方都有一些需要通晓的注意事项。它们主要包括如下四条：
①就餐的座次。鉴于工作餐是一种非正式的商务活动，所以人们对其座次通常都是不大讲究的。不过，仍有下述几点应予注意：
在餐桌上就座时，座次往往不分主次，而可由就餐自由就座。不过出于礼貌，主人不应率先就座，而是应当落座于主宾之后。若是主人为主宾让座的话，一般应当请对方就座于下列之一较佳的座次：主人的右侧或正对面，面对正门之处，视野开阔之处，以及能够观赏优美的景致的位置。主人宜坐的位置，则在主宾之左或者其正对面。
主人与主宾若是同性，则双方就座时可根据具体情况有较多的选择。主人与主宾若为异性，则双方最好是对面而座。
②菜肴的选择。与宴会、会餐相比，工作餐仅求吃饱，而不刻意要求吃好。因此，工作餐上上桌的菜肴大可不必过于丰盛。它的安排，应以简单为好。
根据常规，工作餐的菜肴安排应当由东道主负责。然而东道主若要表现得称职，在其具体安排菜肴、饮料时，最好还是先同其他人，特别是主宾，进行一下协商为好。最重要的，是要主动回避对方的饮食禁忌。
出于卫生方面的考虑，工作餐最好采取“分餐制”的就餐方式。不习惯的话，代之以“公筷制”亦可。
为不耽误工作，工作餐上的饮料应将烈性酒除外。同时，全体就餐者还须自觉地禁烟，而不论自己就餐的餐馆是否有此规定。
③席间的交谈。举行工作餐时，讲究的是办事与吃饭两不耽误。所以，在为时不多的进餐期间，宾主双方所拟议进行的有关实质性问题的交谈，通常开始得宜早不宜晚。不要等到大家都吃饱喝足了，方才正式开始交谈。那样一来，时间往往不太够用。
依照商务礼仪的规定，待主宾用毕主菜之后，主人便可以暗示对方交谈能够开始了。此刻，主人说一声“大家谈一谈吧”，道一句“向您请教一件事情”，皆可作为交谈的正式开始。在点菜后、上菜前，亦可开始正式交谈。
④用餐的终止。进行工作餐，必须注意适可而止。依照常规，拟议的问题一旦谈妥，工作餐即可告终。
在一般情况下，宾主双方均可首先提议终止用餐。主人将餐巾放回餐桌之上，或是吩咐侍者来为自己结账；客人长时间地默默无语，或是反复地看表；都是在向对方发出“用餐可以到此结束”的信号。只是在此问题上，主人往往需要负起更大的责任。尤其是在客人需要“赶点”去忙别的事情，或者宾主双方接下来还有其他事要办时，主人更是应当掌握好时间，使工作餐适时地宣告结束。
迎送客户须知
员工在商务交往中，具体操作对来宾的迎接与欢送时，基本的指导原则有方便对方、身份对等与讲究礼宾序列这三条。除了这些大家都理应遵守的行为准则之外，从宏观上讲，员工还有三件大事必须提前做好。
1.应当充分掌握迎送对象的基本状况
在员工迎送来宾之前，一是要了解来宾的简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、宗教信仰与政治倾向、单位、职位、级别、业务能力以及总人数等等；二是要了解来宾的计划。如来访的目的、膳宿的安排、具体的活动安排等等；三是要了解来宾的反映，如意见、建议等等；四是要了解来宾抵达或离去的时间，如日期、具体时间以及航班、车次等等。
对以上四个方面的基本状况有所掌握，在具体的迎送工作中，员工就会有的放矢，“百发百中”。
2.应当详尽制定迎送来宾的具体计划
在迎送来宾之前，制定专门的计划，有助于使迎送工作避免疏漏，减少曲折，更好地、按部就班地进行。
迎送来宾的具体计划，应当从实际出发，由公关部或接待人员制定，并报主管负责人核准。它不一定面面俱到，但有些基本内容却不可或缺，例如，膳宿安排、交通工具、礼品准备、经费开支、工作日程、文娱活动、观光游览等等，均应包括在内。
3.应当精心选择迎送来宾的接待人员
这一内容，既应包括在具体的迎送计划之内，又应具有自己的相对独立性。
在大型、正式的商务交往中，迎送来宾的接待人员，应本着身份对等的基本原则来加以确定。在迎送来宾时，尤其迎送重要客人时，招待所接待人员在总人数上，应与来宾的总人数相仿。不仅如此，在职位与专业对口方面，也应当尽量一致，或大致上相似。
遇到重要客人到来或离去，东道主单位的职务最高者应亲自出面迎送，若因故不能到场，可由“第二把手”充当代表，并委托其向来宾表示歉意。一有机会，他还应立即前往来宾下榻之处进行探望，或是打电话表示问候。
在来宾停留期间，接待人员不必全体上阵，与来宾形影不离，但是至少应为之安排一两名陪同人员，以便照顾。若对方拒绝，则不宜勉强，陪同人员应随时注意听取来宾的意见或建议。
有必要的话，对迎送人员还须进行必要的集训，并进行礼仪教育。来访对象系外宾时，则还须对接待人员专门进行一次外事教育。
进入具体的接待阶段，在操作迎送工作时，有一些问题，需要员工在细节上加以注意。
在迎接来宾时，应对远道而来者与本地来访者加以区别对待。
当员工负责接待远道而来的客人时，应首先对其抵达时间掌握清楚，在一般情况下，应派出公关、礼宾人员前往迎接。本单位的最高负责人不必亲自前去，如有必要，他可以在来宾下榻之处迎候客人，或是随后在来宾稍事休息后，再安排一次礼仪性的会面。
前去迎接来宾者，应提前一刻钟左右到达机场、车站、港口等迎接地点，以确保不让来宾与我们失之交臂。如不认识来宾，可事先书写接站牌。在接站牌上，可书写“欢迎某先生”或“恭迎某单位代表光临”。接站牌要大一点，字要写得清楚一些。但是最好不要用白纸、写黑字，搞得像“讣告”一样，会让人觉得晦气。
如果需要同时迎接两个或两个以上单位的来宾，则可以在接站牌上书写“某单位热烈欢迎来宾光临”，有意识地，“淡化”迎接对象，免得一时间“众口难调”，在礼宾序列上出差错。
当来宾抵达后，应立即依照预定的礼宾序列，上前与对方握手、寒暄，并欢迎对方的到来。如不认识对方，可以先进行自我介绍，而不宜上去先问对方：“你是谁?”若是在身份上低于来宾，则在进行自我介绍，并确认对方身份后，应向对方说明自己是受本单位职位最高者的委托，前来迎接对方的。
假如来宾是属于要人之类的人物，则本单位的职位最高者在百忙之中抽出一些时间，“事必躬亲”一下为好。
在迎接地点，通常双方不宜多谈。在见面之后，按惯例，迎接人员应陪同来宾，立即前往为其准备的下榻之处先行休息。
正确地引导来宾
引导来宾，就是主人亲自为来宾带路，并随之一同前往目的地。在业务拜访中，引导来宾，具体是指东道主单位所委托的专门人员，在本单位正门外迎候来宾，然后带领其一同前往宾主双方会晤地点的整个过程。负责引导来宾者。通常除了东道主单位的公关、礼宾人员之外，还须包括东道主单位中与来宾对**流的具体业务部门的负责人。有时，为了引导贵宾，或是为了向来宾表示尊重与友好，东道主单位的最高负责人还须亲自上阵。
在引导开始时，引导人员中的职位最高者或是专职的公关、礼宾人员，应当毕恭毕敬、面含微笑地向来宾说一声：“各位请”、“大家请随我去会客室”或者“我们总经理在恭候各位，请诸位随我一同去会客室见一见他”。与此同时，还须以自己的左手掌心向上，五指并拢，抬至齐胸高处，伸直之后为来宾指示方向。
在开始引导来宾行走的具体过程中，如东道主单位仅有一个人出马，则其应在来宾左前方带路。其中的职位最高者，应居于左侧，与主宾一起走在前排，东道主单位的其余人员，则应随行于其后。
在引导来宾时，一般不宜高谈阔论，以免使客人分神，而失足摔跤，当众出丑。引导人员需要说的，只应包括提醒来宾注意“脚下留神”，或在拐弯、进入电梯和房间时，告诉来宾“请这边走”。
在上楼梯、拐弯处、进电梯、进入房间时，走在最前面的“引导者”应稍候一下来宾。进入无人管理的电梯时，引导者应率先进入，并负责开动电梯。进入有人管理的电梯时，引导者则应待全体来宾先进去。不过要是电梯里人很多，出电梯时自己又堵住门口，则可首先出去。
引导来宾进入会客室、写字间或休息室之前，不管门上有无标示，“引导者”或主陪之人，均须向来宾说明“此乃何处”。如来宾与即将会晤的对象以前未曾谋面，还须向对方略作介绍，如“这是x董事长的写字间”或“我们公司的副总经理X×先生在里面恭候各位”，以便来宾在思想上有所准备。若室内有人，进门前应当敲门。
会客室、写字间或休息室的门假如向外开，引导者应先把门拉开，请来宾先行入内。假如门向内开，则引导者自己应首先推门人内，并拉住门，然后再请来宾人内。
进门之后，引导者在有必要时，应担任介绍人，依照介绍的惯例与礼宾的序列，介绍彼此之间不熟悉的人相识。
在被引导的来宾落座之后，引导者如无必要，则应在向来宾告辞以后离去。如有必要，引导者也可以一旁坐下，为来宾作陪。
向来宾提供有关资料，主要是指东道主为正式的谈判、洽商、签约、修约以及会议、仪式的举行，而事先准备好的必要书面材料，届时提交给有关来宾人手一份。
在比较正式的业务会晤中，有关资料应按惯例与规定，提前打印或印刷好，并依一定的顺序，装人一个较大的文件袋，放在举行正式会晤时所使用的、经过专门排位的桌子上，并保证有关人士一人一份。为了防止搞错，可事先在每个文件袋上注明姓名，并加上适当的称呼，如“××先生”、“××小姐”。
除了先期将文件袋摆放在各人面前之外，还可以在会客室门口设置一名专门的公司职员，由其负责向入场者发放材料，或是在客主全部落座后，由专人当面依次将有关材料一一发至每个人的手中：采用后两种方法，可保证材料“安全到位”而且不会丢失。
接待陪车的礼节
接送团体宾客上车时，要按先宾后主随员、先女宾后男宾的惯例，要让客人先坐，待客人全部上车就座后，自己才能上车，绝对不能抢先。
如陪同客人乘一辆轿车，主人应帮助客人上车，即首先为客人打开轿车的右侧后门，一手拉车门、一手遮挡车篷上框，以防宾客头碰到车门框。但要注意有两种客人不能遮挡，一是信仰伊斯兰教的，二是信仰佛教的，因为他们认为这样做会把“圣光”遮住。等客人坐好后，方可关门，注意不要夹了客人的手，最后自己从左侧后门上车。
和女性一起坐车时，应不问职务高低，先让女性上车，男性理应坐在她的左边，把右座让予女性。倘若女性裙子太短或太紧不宜先上车，应请男士先上，此时男士不必再让。如果是主人驾车，只有一位客人的话，客人应坐在司机旁边的位置上，以表示对主人的尊重。
女性上车时，不应先伸进一条腿，再伸进另一条腿，那样实在难看。最得体的方法是，先轻轻坐在座位上，然后再把双腿一同收进车内。下车时，要双腿同时着地，不可一先一后。
抵达目的地时，主人应首先下车，并绕过去为客人打开车门，以手挡住车篷上框，协助其下车。亲友一同乘车时，男士和晚辈也应如此照顾女士和长辈。
与上司或客人一起乘车时，有一条很重要的规矩，就是一定要注意按身份排定座次。
以两排座小轿车为例，一般与驾驶员座位成对角线的座位是最尊贵的位置。其余座位的尊卑次序是：后排左座、后排中座、前排右座。简言之，右为上，左为下；后为上，前为下。一般认为，司机旁边的位置为最低，是秘书、陪同或警卫人员的座位。有时出于安全的考虑，亦请贵宾坐在驾驶员后面的那个座位，这个座位十分舒适，车外的景色也看得很清楚。但如果客人先上车坐到了主人位置上，则不必请客人挪动位置。通常讲客人坐到哪个座位上，哪个位置就是上座。
若一人乘车。可坐在后排。若三人乘车，且为同性，可前排一位，后排坐两位。若三人中男女皆有，那么可以全部坐在后排。一男二女的话，女士坐在右侧，男士坐在另一侧。二男一女的话，宜请女士居中，男士分坐于两侧。
如乘坐的是三排座轿车，则宾主坐在最后一排，位置不变，随员则应坐在主人前边的加座上。如果宾主不乘同一辆轿车，则主人的轿车应当行驶在客人的轿车之前，为其开道。
当由上司或客人充任司机时，自己礼貌的做法应当坐在驾驶座的邻座，因为让客人或上司来亲自驾车送行，而你竟然悠闲自在地坐在后座上，未免太失礼了。
你坐在车上被别人送别时，礼貌的做法是将窗玻璃摇下来，等车子开动时轻微地点头示意或者招手以示再见和感谢；如果坐飞机或火车，靠窗边的位置为上座，向着前进方向的则更好。如火车上4人对座，前进方向靠窗口的为第一位，对面为第二位；第一位旁边为第三位，对面为第四位。如是6人对座的位置，前进方向的中间为第五位，对面为第六位。
热情要有度
热情接待顾客，甚至对顾客卑躬屈膝，这是争取顾客的好办法，这个道理很明显，但它有一个适用范围，比如营业大厅，旅馆，餐馆，娱乐场所等服务性活动和某些接待活动。如果在生意谈判中，照样利用它就会东施效颦，适得其反。
对于业务洽谈，讲究平等待人，同时也需要彼此平等相待。不论洽谈双方经济实力和技术力量如何悬殊，由于利害关系和各为其主的职责，实力弱小的一方切不能显示出自卑的神色。所以，遇到大客户上门与你商谈业务，抑或外国阔佬对你的生意感兴趣，请注意，你先别过于欣喜，千万不要显得过分热情。如果你不懂得怎样接待他们，送上门的生意可能会因此而去，须知道人家没有义务一定要跟你做生意。
运用一点心理战术，待人诚恳有礼，不卑不亢，不骄不躁是生意成功的诀窍，对商务礼仪的种种细节你不可不留意。
欢迎客人要热情。客人走进你的办公室，你要离开办公桌走向前去，到对方的面前与他握手，以表示对他们的敬意，不要坐在安乐椅上，隔着办公桌与客人握手，破坏关系。
就算你想表示自己的热情，也应避免第—次见面便请对方到外面的高级餐厅用膳，否则别人可能会感到很不自然，以为你急于讨好他，是非要做成生意不可，误认为你迫不及待，或许他会乘机提出新的要价，增加洽谈的难度，或支付不必要的费用。
你要注意自己的声音，不宜过于大声及高音，保持声音略微低沉，语气坚定，态度平静，神态沉着，很容易获得客户的好感。他会认为你是一个稳重而自信的人，不会轻浮或失信，增加顾客对你的信任。
虽然你以自己的公司为荣，认为过去它所取得的光辉业绩无与伦比，但在刚认识的客户面前，不可过于自我标榜，夸口自己有什么了不起的地方或公司有无与比拟的成就，要牢记任何事物都有一个新陈代谢的过程，老的公司“死去”，新的公司成长起来；也许人家今天是一家小公司，明天就会是一个遥遥领先的企业巨子。所以，虽有成就在客户面前也要谦虚谨慎，否则人家会觉得你肤浅、涵养不深。谁愿意与一个浅薄的人建立长期的友谊呢!
与客户进膳的时候，不要再谈公事，最好闲话家常，找些轻松话题，就算真的有些生意上的问题要讨论，也应留待最后吃甜食时再拿出来商谈。
接待大客户、重要人物或外国商人，要注意保持自己的尊严，做到不卑不亢、诚意相待，千万不要在心里有低人一等、矮人一节的自卑情绪。走路礼让三分是必要的，但不能跟在别人的屁股后头转。要知道，他们来与你谈生意也是有求于你，都是为各自的利益奔忙，他们不是来当救世主的，商人很少有菩萨心肠，祈求别人的施舍极其愚蠢，切勿自日做梦，客户的到来不一定是为你添财进宝，他是为了他的利益才来的。所以，不论他的公司多么强大，你的公司多么弱小，你们是平等的。如果你被他轻视，他就会以势压人，不利的只能是你；如果你沉着而稳健，他当然会敬你三分，谈判桌上的情形就会不同，你说话的分量就会加重，你的每一句话他都要掂量掂量。
合身的穿着打扮也是一门重要的学问，能表现出你的品味与个性。尽管不是穿着华丽，也须以整洁、大方、得体的衣装为主；对于女性，略施脂粉，轻妆淡抹，比起珠光宝气、花枝招展来，给客人的印象要好得多。
与日本人做生意，对方习惯以大鞠躬表示他们的诚意，你只需心理明白便足够了，无须仿效他们，否则会显得自己的样子很滑稽，适得其反。
遇到骄傲的客人，你大可不必以其人之道还治其人之身，只要保住自己的尊严和沉默就够了。你要清楚，傲气换不来生意，傲气替代不了金钱。要牢记你与他走到一起的目的是什么，只要能够达到目的，他要骄傲就让他骄傲去吧，这样，也许对你的谈判有利。
打电话的礼仪
使用电话的最大问题，是你没有办法利用办公室的大小，脸上的笑容或穿着来加深对方对你的印象。
对方只能从两条线索对你产生印象——你的态度与声音。只打过一次电话到你办公室的人，将会利用电话揣测出你办公室九成的样子。你相信吗?通话者可由电话中判断出你今天是否愉快、是否睡眠充足，甚至当时的你是否坐得很端正。
现在马上改变姿势：挺起腰杆坐直，肌肉拉直，做个深呼吸，并微笑地重复一次“早安”，听起来不是极为轻松、有朝气吗?对方透过电话已能感受到你积极的态度了。
1.接听话的标准姿势
下面提供一些接听电话的礼仪准则，相信对你会有所帮助。
（1）坐直，深呼吸，微笑。美国数据公司曾经用“微笑的声音”来做广告，但现在这种声音已经很少听到了。不要觉得在电话里微笑是件愚蠢的事——当你微笑时，声音听起来会完全不一样。只要你自己刻意反复练习几次以后，便会习惯成自然了。世上再也没有比和一个带着真诚微笑的人谈话更愉快的事了。
（2）除非你是在开车或走路，否则最好在你打电话之前准备好一小张纸和笔。以便你在接听电话时记下谈话要点或传达给其他单位。当对方开始说话时就随手记录。
（3）电话响第三声前接听，很快接听电话会让打电话的人觉得你很重视他的时间，而且不希望让他久等。当你手边正在忙其他事情时，请你记住一点，打电话的人没有办法知道你正在做什么，他们只知道电话没人接听，迅速接听电话可以为你公司及你自己建立起良好的声誉。
（4）立刻告知自己的身份。甚至在自己的车上或使用无线电话时也不例外，在公司里，你则必须马上报上自己的部门及姓名。直接告诉对方自己的身份就不会让人猜疑，并可节省时间。最好通话者也自己表明身份。省得接听者还要问对方是谁。如果对方没有告诉你他的姓名，而你告知你是谁时，可以减少敌对气氛。
（5）语调应谦恭有礼、友善、专业、热心而柔和。电话礼节的守则其实和商业礼节是一样的：使用好礼貌，发出好听的声音，尊敬善待每个人，并且推敲你所说的话。在电话中与人交谈就如同在办公室谈话一般。
（6）专心。不要边吃东西或喝饮料边听电话，甚至批评经过身边的人。如果你真的必须分神来顾及其他事，请向通话者解释并请他们稍候，并按电话保留。千万不要用手握住听筒，因为这种举动不但粗鲁，而且对方一样会听到。
（7）必要时才转电话。转电话前必须先问清楚对方的需求并解释原因。转电话是处理电话应对最微妙的环节。如果有人打电话来，电话一转再转，马上就会转掉他对贵公司的好感。如果你能当场处理就立即解决，千万不要告诉打电话的人说这不是你的工作。
（8）如果必须空出电话线，则须向对方解释并尽速回电。当有电话进来而你必须保留线上的电话去接听时，请向第一个通话者道歉并让他知道你会马上回来：“是否请你稍候一会儿?我必须接听另一个电话。”通常应该优先处理先进来的电话，除非第二个电话非常紧急需要亲自处理。当你回电时，不要忘了感谢别人不厌其烦的等候。
（9）对别人讲话必须有反应。就算你只是说“是的”“我了解”“我同意”，最少会让对方觉得电话这头的人还听着电话。
（10）尽量减少其他声音，虽然这端收音机的声音不会困扰你，但对电话另一端的人可能是相当大的干扰。
（11）愉快地结束对谈。让打电话进来的人先挂上电话，以便确定他确实已经讲完了。
2.应付电话麻烦
有时你会处理一些并不是和你一样训练有素、懂得谦恭的人打来的电话，打这些麻烦电话的人，通常可以分为以下几种类型，在此提供几个应对的方法。
（1）一心二用型：和你通电话的人同时又在和别人讲话。应付这样的人，可以建议他在不忙时和你见面再谈。或要求他们重复刚刚说的话：“先生，我这里听得并不很清楚，听起来你好像也正在和其他人说话!”
（2）顾左右而言他型：当他们避重就轻时，你可以直接切入主题：“×先生，你心里到底想什么?我要如何才能帮你的忙?”
（3）喋喋不体型：立刻打断他的话：“对不起，×女士，我认为这件事上我不能帮什么忙，但听起来应该和我们的会计部有关，请你稍等，我帮你转会计部×小姐。”
（4）反复陈述型：马上说：“x先生，容我对你刚才讲的做个总结，如果有遗漏或错误的地方，请随时更正或补充。”
3.电话过滤技术
现在，几乎所有决策者都会请公司员工代接电话。这种做法通常会令人感到决策者遥不可及，员工都处在警觉状况里。
因为过滤电话的做法，可能会引起打电话者的反感，因此，你必须更圆滑地应付。告知他们要找的人不在或无法接听电话前，若只是单纯问对方说：“您是哪位?”可能会激怒对方，如果他们要找的人在，但要先知道对方是谁时，试着用较软调的口气说：“是的，他在，我是否可以告诉他谁打电话找他?”或许他只接听某些人电话时，你可以说：“他现在不在，是否请你留下姓名及电话号码，我会请他回电。”但如果把电话号码及姓名告诉他的，而他未回电，这种行为也颇没礼貌，等于告诉打电话来的人，他们不是什么重要的人物。
如果他们要找的人正好外出，你不必向他们解释他的去处。不要让打电话来的人知道某人出差出国，除非他们两人很熟。
避免使用“他还没进来”或“她已经离开几天”等话，这样会让对方感觉不好，不管任何时间打来，要找的人永远“不在”。
当你留言时，最好能包含对方姓名、电话号码、公司名称、对方职位，必须包含其他任何有助于了解对方打电话来的目的的蛛丝马迹。能做完整留言的人，对任何组织都会有重大贡献。
当然，你应该认得出常打电话的人的声音，这时候，你可以不必再问对方是谁，有什么事；只要直接告诉上司是谁打来的即可。
如果你温文有礼地请教别人问题，相信对方会很有礼貌地回答。但偶尔也会碰到一些不礼貌的人不愿回答你的问题。遇到这种情况也不必生气，只要当做你在做分内的工作就好了。
不要让这些强大的压力把你吓坏了，反而变得粗野无礼。记住，如果来电真有很重要的事，一定会告诉你他的目的。继续保持电话，以便得到你所需要的讯息。
要求你的经理提供一份不需过滤的名单——家人、朋友、高级资深主管、董事会、外聘顾问、事务代理人等，作为你的行事依据。
最好每天早上先请教经理他在等谁的电话，这些电话必须马上接通。
4.怎样回电话
不管是你自己或替别人打电话或回电话，有些基本要点须切记：自己拨电话。我知道有些人喜欢请人代拨号码，等接通后再保留转接，这种行为也很不礼貌。打电话给对方使对方等候是很不礼貌的。
记得回电，如果你没有这样做的话，你已经触怒了打电话给你的人，而且这件事将被宣传开来。如果是厂商打电话给你而你无法采用他们的产品，也应该回个电话说一声，不要让人家一直打电话找你。
每通电话都有目的。打电话干扰大忙人，应该不会没有目的。
上班时间才打电话。大部分人并不喜欢在家里接到谈公事的电话。
周详规划电话联系事宜。确知你应该谈话的对象，最好不要在对方正准备外出或很忙时联系，应该在适当的时间里见机行事。
有礼貌的回应过滤电话的人。你可能有多次无法直接和本人通话的经验，但不要觉得沮丧，每个人都曾有过这种经验。此时先向接电话的人解释你的来意，如果事情紧急也可告诉他。大部分的秘书或助理具有高度判断力来处理它，且会对你有很大帮助。
有礼貌地向通话者问好，并立刻说明自己的身份及打电话的目的。甚至是打电话给自己的好朋友——当电话铃响起，你的朋友前去接听时，心里也许正想着别的事，不论你是第一次或第十次打电话给某人，都同样要告诉对方你的名字。如果你使用移动电话，可以明白告诉对方，因为大部分人都知道移动电话费用很高，通常都会优先接听。
长话短说。每个人都重视办公时间，如果你的电话需花费很长的时间，当对方接听后应立刻请教他是否有时间讨论，如果没有时间，先商定时间再打来。假如你打某人的移动电话，更要长话短说，只讨论最重要的事情。
假使你打给对方而未联络上，对方回电你又没接到，你有责任再回电。
徐徐挂上话筒。谈话最后要让电话那端的人听到自己：“再见，×小姐”后才挂断，不要在对方耳朵边摔听筒，好像羽力把门摔在某人鼻子上一样。