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如何辨别计算机舞弊

在享受着会计电算化在给企业的财务会计活动带来高效、方便和快捷的同时，我们还应时时刻刻注意在电算化系统下可能出现的各种舞弊情况。为了有效地实施良好的内部控制，防止各种舞弊现象的发生，下面介绍几种在会计电算化系统下常见的舞弊手段。公司老板须精心辨别，以利防范。

1．篡改输入数据

这是计算机舞弊中最简单、最安全、最常用的方法。数据有可能在输人计算机之前或输入过程中被篡改。数据要经过采集、记录、传递、编码、检查、核对、转换等环节地进人计算机系统，任何与之有关的人员，或能够接触处理过程的人员，都有可能篡改数据。

2．木马计

这是在计算机程序中最常用的一种欺骗破坏方法。在计算机程序中，暗地编进指令，使之执行未经授权的功能，某些指令还可以在被保护或限定的程序范围内接触所有供程序使用的文件。

3．截尾术

用自动化的方法，从大数量的资财中取一小部分，如将存款利息四舍五人的部分据为已有等。

4．超级法

这是一个只在特殊情况下(当计算机出现故障、运转异常时)使用的计算机系统干预程序。这种程序能越过所有控制，修改或暴露计算内容。这种应用程序一般仅限于系统程序员和计算机操作系统的维修人员使用，如果被作案人掌握就有可能修改或破坏数据及系统功能。

5．天窗

开发大型计算机应用系统，程序员一般要插进一些调试手段，即在密码中加进空隙，以便于日后增加密码并使之具有中期输出能力。这种方法叫开“天窗”。在正常情况下，终期编辑，要取消这些天窗，但常被忽视，可有意留下，以备将来接触、修改之用。有些不道德的程序员为了以后损害计算机系统，会有意插人天窗。

6．逻辑炸弹

逻辑炸弹是计算机系统中适时或定期执行的一种计算机程序，它能确定计算机中促发未经授权的有害事件的发生条件。逻辑炸弹被编人程序后，根据可能发生或引发的具体条件或数据产生破坏行为，一般采用木马计的方法在计算机系统中置人逻辑炸弹。

7．拾遗

拾遗是在一项作业执行完毕后，取得遗留在计算系统内或附近的信息。包括从废纸篓中搜寻废弃的计算机清单、复件，及搜寻留在计算机中的数据。

8．数据泄露

从计算机中泄露数据，是指从计算机系统或计算机设施中取走数据。作案人员可以将敏感数据隐藏在没有问题的输出报告中，也可采用隐藏数据和没有问题的数据交替输出。更复杂的方法是进行数据编码，使数据表里不一。例如，在计算机输出报告上，隐藏的数据通过打印行的不同长度、每行字符数的多少，标点符号的位置及代码字的使用，分散开来，组成有用的数据。采用木马计、逻辑炸弹和拾遗方法可达到泄露数据的目的。

9．乘虚而人

有形的乘虚而人是指在电子或机械控制严密的情况下，进人被控制接触的区域。电子化的乘虚而人发生计算机联机系统。联机系统中的用户使用终端时，身份由计算机自动验证，一般根据口令经过准许进人系统。如果某隐藏的终端通过设备与同一线路连接，并在合法用户没有使用终端前先行运行，就会有害于计算机系统。

10．冒名顶替

冒名顶替是指以别人的身份出现。主要通过非法手段获取他人口令的做法实施舞弊活动。因此用户的口令要注意保密并不断更新。

11．通讯窃取

在网络系统上通过设备从系统通讯线路上直接截取信息，或接收计算机设备和通讯线路辐射出的电磁波信号实施舞弊。

12．仿造与模拟

在个人计算机上仿造其他计算机程序，或对作案计划方法进行模拟实验，以确定成功的可能性，然后实施。这是以计算作为舞弊工具的舞弊行为。

现金收付的内部控制制度

现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节，它包括现金收人的内部控制和现金付款的内部控制。

现金收人的内部控制制度主要应该注意以下几个方面：

1．聘用可靠、富于竞争力和有职业道德的职员。公司应仔细审查职员是否有不良的个人品质。此外，还需花费资金实施培训计划。

2．合理分工。指定特定的职员担任出纳或管理出纳的人员或现金收人会计。

3．合理授权。只有指定的职员(如部门经理)才可批准顾客的特殊情况，即同意超过支票限额的支票收人和允许顾客赊购商品。

4．职责分离。出纳和分管现金的职员不得接近会计记录，记录现金收人的会计不得兼管现金。

5．内外部审计。内部审计人员检查公司的业务是否与管理政策相符。外部审计人员检查现金收人的内部控制，确定由会计系统产生的与现金收人相关的营业收人，应收项目和其他项目是否准确。

6．凭证和记录。顾客要收到业务记录的收据，银行对账单要列示现金收人用以调整公司记录(送款单)。顾客的邮寄付款记人汇款通知单，用以反映公司收到的现金数额。

7．电子及其他控制。现金出纳要进行业务记录，出纳受其制约。现金要存放在保险柜和银行里。每天的收人应与顾客的汇款通知书和银行取得的送款单相一致。雇员应在不同工作岗位上轮换并按期休假。

现金支出的内部控制制度也是非常重要的，与现金收人的内部控制制度相对应，您应当主要应注意以下几个方面：

1．可靠、富有竞争力和职业道德的员工。现金付款应由高层职员管理，大额付款应由财务主管或财务主管助理经办。

2．合理分工。专门的职员批准需付款的购货凭证，高级管理人员批准并签发支票。

3．合理授权。大额开支必须由业主或董事会授权，以确保与企业目标相一致。

4．职责分离。计算机程序员和其他经管支票的职员不得接近会计记录，登记现金支付的会计不得有经管现金的机会。

5．内外部审计。内部审计人员审查公司业务是否与管理制度一致；外部审计人员审查现金支出的内容控制，以确认会计系统所产生的费用及资产与现金支出相关的其他项目的金额是否准确。

6．凭证和记录。供应商开出的发票的支付现金所必需的凭证；银行对账单上列示的现金支出(支票和电子通汇付款)用以调整公司的账面记录；支票要按顺序编号，以说明付款的顺序。

7．电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制；支票的金额要用擦不掉的墨水由机器印上去，已付款的发票要打孔以避免重复付款。

此外，为了安全和控制支出，许多企业要求支票要有两人签名。为了避免凭证的涂改，某些企业还用机器在支票上印制擦不掉的金额。付款后，支票签发者要在付款袋上打孔。这个孔表示发票已被支付，防止不诚实的职员用假凭证重复付款。

关注涉及现金的业务

业务中有很多黑洞，看又看不透，填又填不满，堵又堵不上，已经是公开的秘密了。采购员去采购布料，本来15元一米的料子变为18元一米，其中3元钱就落进了采购员的口袋。用了这样的采购员的服装厂面临的问题是，一毛钱买到的是8分钱的货，甚至是5分钱的货；原料的质量没有保障，采购员关心的是能放进自己口袋的那一部分，质量问题反倒是次要的。每一家公司的经营环节中，都存在着这样的黑洞，原料采购、产品销售、服务收费等等。

说实话，上述现象是普遍存在的，每一家公司都为此伤脑筋，可又都没有办法，因为这些．环节没有明确的衡量标准。还拿服装厂采购布料为例，现在什么东西也没有统一的价格，一天一个价；同一天同一种布料也有多种价格；同一个厂、同一种布料，可以卖出多种价格，而且上下差别可能会很大，所以价格难以规范。质量问题更是难以说清，都叫重磅真丝，有的厚重些，有的薄一些，只有比较后才能区分，说是说不清。原料的质量和价格理应是衡量采购员工作的标准，可又没法衡量。

大公司大企业的老板是绞尽脑汁想办法来尽可能地堵这些漏洞。您很幸运，是一个小老板，就不必动这份脑子了。自己直接控制这些会产生黑洞的业务，服装厂的老板自己负责去选布料、辅料，饭店的老板每天检查店里的流水，大笔的销售业务亲自参加谈判，从而让可能产生的黑洞缩到最小。无论什么事情，自己控制都比假手他人更可靠。大公司大企业是因为老板分身乏术，才建立相应的机构、规章制度进行控制；私营公司的老板的优势在于公司小，自己可以亲自控制重要环节或问题。

如何管制推销人员的业务费用

推销人员的业务费用必须有一套合理的制定加以规范，既不能捆住员工的手脚，妨碍营销业务的正常开展，也不能没有节制地报销，造成经费的浪费。

营销费用管制有几个基本原则必须掌握，这几个基本原则是：

1．费用是推销员因推广业务之需所做的开支，而不是推销员薪酬的一部分。因此，不能使推销人员从费用的报支中，获取个人利益；但是另一方面也不能让推销员因为公务而自掏腰包。

2．费用的审核，必须公平合理，不能有所偏袒，也不能随心所欲地当成是老板的施舍。

3．费用支出的目的是为了业务的拓展，因此审核费用的人不要把费用视为是一种浪费，更不要因为要节省开支而限制了推销员的活动，致使其工作效率降低。俗语说：“偷鸡也应撒把米。”费用的意义可以算作捉鸡的米吧。

4．费用的管制办法必须简单易行，不要订定太复杂的管制办法，而导致不必要的误会或曲解。

5．费用的报销和支用程序应该要有一定的流程和固定的系统，这一套流程和系统应该越简明越好，所流经的单位也应该尽量简化，同时也应该避免因费用的报支而和公司的管理者、出纳人发生纷争。

根据以上五个管制原则来评估一般企业界常见的费用管制办法，我们可以发现以下几种不良现象普遍存在于企业中，这几种不良现象可以说是导致费用泛滥或业务效率低落的重要原因：

1．费用审核权限过分向上集中

大部分的企业老板都知道授权是发挥效率的必要条件，他们也都愿意实行授权。问题是，他们的授权往往仅限于一些例行事务的处理，一碰到费用的审核，他们就不放心部属，非得亲自过目不可，有一位在一家规模相当大的企业里担任经理的朋友曾经很感慨地说过：“在我们的公司里，一块钱以上的开销都要经过董事长签字，出纳才能付款。”由这个例子可见其一斑。

有些公司虽然有明确的授权规定某一限额内的费用只要经过某一阶层的主管核准，即可付款，但是当该费用的支出传款送到较高层主管之处时，该较高层主管如果认为支出不当，还是任意可以干涉。这种名存实亡的授权，也会使得费用的审核权向上集中在高层主管手中。

这种过分向上集中的费用审核权，使得低层员工慑于老板的权威，对费用的报支发生恐惧感，而对于一些需要动支金钱的活动，宁可效率低，也不愿主动申请支用。

这种过分向上集中的费用审核权，还会产生一个不良的后果。许多老板对非直接管辖之部属的工作并不了解，当然也就难以想象某些费用的报支是否必需、是否合理。他们所凭以审核的，只是个人的“自由心证”，偏颇主观，自属难免。

2．费用的实核，缺乏明确的标准

有些公司对其员工的费用审核，缺乏一套明确的标准，有些部门尺度宽，有些部门尺度紧，有些甚至在同一部门内，都可能出现宽严不一的标准。最近在一个偶然的机会中，听一位朋友谈起他的老板的为人，这位大老板高兴时，可以下个字条让你到出纳处拿钱去买双皮鞋，也可以闭着眼睛签你的舞厅账单；不高兴时，可以在你的25元钱的计程车报支单上，用红笔批上“不批准”三个大字。准否之间，全决定于他当时的情绪。在所有费用中，最难以确定尺度的是交通费和交际费。员工在什么情况下可以搭计程车?什么情况下可以请客户吃饭?宴客的开支限度又是多少?诸如此类的问题，如果缺乏一个共同的标准，或是虽有标准而不能严格执行，就很容易产生宽严不一致的现象。

费用的审核标准不一致，对于员工的土气往往会发生很大的摧残作用。费用审核如果不公平必然会招致员工的怨忿和不满。古训曰：“不患寡而患不均”，正是这个道理。

3．费用的报销流程过于繁杂，徒增员工困扰

有些公司的费用报销程序非常繁杂，每报销一笔费用，必须填写一大堆的报表单据，还要经过许多主管的审核，徒增作业上的负荷。最糟糕的是，其中大部分的单据报表都形同废纸，没有任何作用。而负责审核的主管，有许多也都是闭着眼睛签章，并没有发挥真正的审核作用，一切都是流于形式，这种管理，只是徒增员工困扰而已，焉能谈到效果?

4．费用的报支缺乏适当的管理，致使员工从费用的报支中，获取不正当利益．

很多公司根本没有任何管理制度，员工爱怎么花钱，就怎么花钱，这种“慷慨”得过分的公司，往往会使员工(尤其是推销员)养成奢侈浪费的坏习惯。在他们心里认为，反正是花公司的钱，何必斤斤计较。久而久之，就会造成挥霍无度的现象，公司的利润，也在这些点点滴滴的浪费中，逐渐被蚀毁，终而造成无利可图的局面。

对于一般费用管制的方法，可以采用以下几种方法：

1．费用由推销员自行负担

这种方法适用于纯佣金制的推销员；销售部门在订定佣金比率时，就把营业费用的支出考虑在内，一并归到佣金项下，发给推销员，推销员必须在其佣金项下开动营业费用，不得再向公司另外申请。这种方法对公司的好处是：

(1)处理简单，作业方便，会计人员及出纳人员的工作负荷可以减轻。

(2)公平一致，不会产生上述所谓宽严不一，审核不公等情形。

(3)有业务才会有费用的支出，对公司的利润较能保障，不致发生超支费用的情形。

(4)如果销售部门对于所属推销员的监督有所困难，也宜采用这种方法。因为监督困难，就不易评断某些费用的支出是否合理，若采取这种自付法，则勿庸费神于稽核。

但是这种方法也有其缺点：

①销售主管对其所属推销员因无法控制费用，对其行动也相对的较难控制。

②有些费用的发生是在业务获得之前，但是推销人员的费用补贴却必须等到业务获得之后，因此推销员往往需自掏腰包，先垫费用。万一费用支出后，业务又无法获得，则这些支出就要“血本无归”。这对推销员而言，似乎较不公平。

③由于客户的性质不同、销售的区域不同、产品的项目不同，推销员所需要支用的营养费用也不会一样，如果以同等的比例给予费用津贴，显然会发生不公平的现象。因此，必须根据个别的情况和需要，来订定费用比例。此一比例的订定往往容易流于主观，发生偏误而造成不公平的现象。

2．无限制报销法

无限制的报销法又分为俩种——逐项列举报销法和荣誉制报销法。兹将这两种方法分述如下：

(1)逐项报销法：所谓无限额逐项报销法是允许推销员就其所支出的业务费用逐项列举，不限额度地予以报销。通常都是由推销员定期(每周或第十天)填写支出报告，将所开销之费用，列附必要单据，逐项填写，呈报主管审核，然后到出纳单位领取该项费用。在一个健全的组织结构中，推销员应该可以在报告呈上之后的一两天之内领到钱。

这种费用管制法对于推销员的支用额度没有限制，因此推销员可以斟酌其业务需要，做最灵活、最有效的运用；相对的，主管也可以对其所管理之推销员的行动，作适当的控制和指导。大致说起来，这种方法是能够使销售部门的效率发挥到极致，而推销员与销售主管间的摩擦也可以减少到最低。

但是这种管制方法也有其缺点。第一，实施这种方法后，推销员很难精确地预测其直接推销费用，因为每一位推销员会花多少钱谁也难以预计；第二，这种方法很容易让推销员变得过于(“慷”公司之“慨”)。甚至会使得某些信用较差的推销员把“私账”拿来“公报”。第三，这种方法只能鼓励推销员浪费，而不能敦促他们节省。

要避免这些缺点，销售主管在建立这种管理制度时，必须格外谨慎。最主要的避免方法是甄选推销员时，要注意人们的品德，避免让品德不良者混杂在销售部门内，以免产生出腐败的风气。

除此之外，销售主管应该定期(按月或按季)分析各推销员的推销费用，如果有不正常的支出，应立即严加注意，一旦有假公济私的行为，也应立刻采取行动，予以警告可施予适当之处罚，以收杀鸡儆猴之效。

(2)荣誉制报销法：荣誉制报销法与上述方法很相似，惟一不同的地方是荣誉制报销法不必逐项列举。推销员只要定期在报告上注明费用支出总额，公司即照数付给。这种方法是建立在对员工的高度信任之上，在这种情况下，主管与部属间的摩擦会减到最少，而员工的士气可以发挥到高度。其优点与前述之逐项报销法相似。

但是这种方法对公司而言，所负担的风险很大，稍一不慎，很可能就会造成浪费，因此目前使用的不多，大都仅限于高级主管或能力、信用程度都较高的推销员。

3．限额报销法

限额报销法是就推销员可能开支的费用，予以订定一个最高限额。这种方法最大的优点是让业务主管能够精确地预测其直接推销费用，而且也可以防止推销员过度浪费。限额报销法又可分成两种：

(1)逐项限制法：这种方法系就推销员所可能开支的费用，逐项订定一个最高限额，例如规定推销员出差时，住宿费每宿不得超过500元，餐费早餐不得超过25元，午餐及晚餐不得超过50元等等。

(2)总额限制法：总额限制法是规定在一定期间内，如每日、每周或每月推销员所报支的费用总额，不得超过某一限额，至于各项费用的额度则不予以硬性规定，以使推销人员有适当的自立权。例如规定推销员每周的费用不得超过1000元等等。

限额报销法最大的问题是限额的订定问题。限额订得太低，推销员捉襟见肘，“又叫马儿跑，又少给马儿草”，效率自然低落。但是限额如果订得太高，则容易导致浪费，发生不良效果。

更何况有些费用实在很难订出限额，诸如交际费、交通费等等，必须因时、因地、因顾客而决定开支的数额，很难事先订定限额，即使勉强订定，也很可能会窒碍难行，形同空文。

一般而言，信用程度较高的推销员大都难以忍受这种限额报销制。因为把这种制度加诸他们身上，等于是宣布公司对他们不信任。

即使限额报销制有这么多缺点，目前却是企业界使用得最广泛的一种费用管制法，由此可见我们的社会仍然对推销员存在相当的“不信任”态度。从另外一个角度来看，推销员的“诚信度”也不是没有问题。更糟糕的是，目前企业在订定限额时都是互相抄来抄去，很少真正花时间去研究自己公司的推销员在拓展某项业务时，“真正”需要多少费用。这就是许多公司所订定的费用管制办法之所以窒碍难行的主要原因。

每个环节都须精心

尽管财务管理十分重要，而许多小型企业却几乎没看正规的财务管理。造成这种情况主要有两个原因，一是小型企业通常没有专业的财务人员，二是正规的财务管理在一定程度上并不适合许多小型企业的财务实际情况。当然，一些老板有意将自己的财务情况变得复杂，也是一个原因。

实际上，财务管理对于私营公司同样具有重要的意义。首先，能帮助老板做好现金周转的决策；其次，能使老板明白自己是否真正赚钱，以及到底赚了多少钱；第三，规范的财务管理可以防止员工的“偷手”。以下从老板的角度讨论财务管理，并从实务的角度讨论解决上述三个问题的措施。

现行的财务制度在很多地方并不适应现代企业的营运实际情况。例如，在存货价值的评估与确定上，通常将进货成本作为存货的价值人账。而面对快速变化的市场，过季存货的价值几乎一钱不值。这样，账面上或许是盈利，但实际上已经是亏损。其他企业可以这样处理，但老板这样处理，只能是自欺欺人。

1．现金流量管理

一家利润很高、规模很大的企业可能会破产倒闭?当然有可能。企业倒闭的原因不在于利润的高低，而在于现金的周转。当企业没有办法支付到期债务的时候，会像多米诺骨牌一样，很快垮掉。因为，成熟的企业多是建立在商业信用的基础上，企业既对外欠债，外界又欠企业的债。如何维持一种平衡，就是现金流量管理的重点，也是企业管理的重点。

财务上有专业的现金流量表处理这个问题，对老板来说，显得复杂了一点。老板可以通过以下程序确定自己未来一定阶段的现金流量，并据此提前采取相应的措施。

许多生意都有明显的周期，这种周期可能是一年、半年、三个月等，但很少是财务规定的一个月。因此，首先您必须根据自己生意的特点，确定自己现金管理的周期，而不是财务规定的周期。

现金流量预计与您营业的规模具有直接的关系，因此，您也必须提前确定自己的业务规模。实际情况可能有很大的出人，不要紧，因为现金流量预计仅仅是一种预计，帮助您理解自己未来一段时间内的资金情况。

大家都知道，做1舶万的生意，本钱并不需要100万，或许10万8万的就可以了。本钱仅仅是营运周期内的启动资金。生意启动之后，完全可以从供应商获得一定的商业信用。同时，也可以通过销售获得现金收人，滚动进行。在现金流量预计的过程中，您一定要根据自己多年的经验，相对准确地作出判断。

只要您提前知道自己在现金周转问题上面临的实际情况，通常都可以顺利过关，不至于陷人四面楚歌的境地。当供应商知道您的财务状况不好之后，一般不会再提供商业信用，反而会增加催款的力度，使您的现金周转雪上加霜。这种情况出现之后，您生意的利润再高，规模再大，都可能倒闭。

在您经营实务中，或许您已经感觉到，维持自己生意的规模不变的情况下，通常不会面临资金周转的问题。现金周转困难一般都发生在扩大经营规模、实施新的创业计划、个人消费非常态大量用款、严重的营销决策错误等。所以再一次提醒您，事业出现上述四种情况的时候，通常会出现现金周转压力，必须提前预算，做好准备；否则，将干净、彻底地终结您苦心经营的事业。

2．利润的确定

现金周转仅仅是针对您营运过程的现金流动情况，直接反映与决定您是否仍然被人尊敬地称为老板，还是被人调侃地称为老板(已经破产的老板)。当您辛辛苦苦经营自己的事业，除了获得满足感、成就感之外，您还希望获得更多的收益，也就是您企业的利润。

小型企业如果完全按照正规的财务制度，进行利润结算，除了过于复杂之外，往往还不能真实地反映您正确的利润，原因前面已经讲过。从而影响您对许多问题的看法，甚至威胁您事业的生存。

许多老板对利润的计算十分简单。经营一年之后，手上的现金比启动资金高的部分就是当年的利润。这种方法简单，但过于保守。因为所有的存货、固定投人、应收应付账都没有进行相应的计算，是最典型的短期利润计算法，潜在的前提就是明天所有的一切都将化为乌有。这种方法对于一些真正意义的小生意、高风险的生意是比较适合的，但并不适合多数老板的生意。

适合老板利润的计算方法，应当计算简单、保守评估风险与价值、符合您事业的实际情况。本处讨论的利润核算是为您自己服务的，而不是给其他人审查或者阅读的。

第一步，确定利润表上各分项的金额

期初余额：利润周期开始时您资产的余额，包括现金、存货、资产价值。

应收账款：外界欠您的金额，建议您保守评估真实的价值，有很多可能不是按照账面金额收款的，甚至会成为呆账。一般您应当将账面价值打印一定的折扣。

应付账款：如果您想继续经营，欠别人的钱迟早是要还的。尽管您实际还款的金额小于账面的金额，但您计算利润的时候，还是应当按照账面的金额计算。

期末余额：利润周期结束时您的资产余额。除了现金之外，建议您都保守评估，都应当以能变现的角度评估存货、固定资产的价值。

第二步，计算自己的利润

利润：期末余额+应收账款—应付账款—期初余额

的确，这种利润的计算方法绝对不符合正规的财务制度，但对于您相对合理地评估自己的利润，具有一定的价值。实际上，无论按照什么方式进行利润核算，都有不合理的地方。重要的是能否帮助自己对生意情况作出正确的判断。

3．往来业务管理

无论做什么生意，都涉及各种往来的业务，而且通常伴随着资金往来。在商业信用已经广泛使用的现代市场环境中，您必须管理好您生意的往来业务账。

在生意中，您欠人家的钱，您给忘记了或者搞错了，将伤害您生意场上的形象与信誉；反之，别人欠您的钱，您给忘记了或者搞错了，将是您直接的损失，别人通常得了便宜也不会念您的好，远远不及您捐给希望工程有意义。

私营公司不管财务管理处于什么水平，都有一本账，记录与客户往来的账。但在实务中，与客户对账将是老板最常见、最头疼的事情，而且往往是越对越不明白，最后两个老板以一种大概齐的方式结束一个阶段。

许多老板一看没有办法，多半会聘请一名专业的会计人员，管理自己生意的往来账户，结果一般都不理想。除了表面看起来正规之外，账目通常是更加混乱。因为专业的财务人员几乎没有办法处理小公司生意过程中各种各样的结算方式，他们会习惯地强烈要求每一分钱都必须做平。而这与小公司的生意现实实在是差异太大，而且双方几乎没有办法沟通。因此，小公司必须建立一种适合自己的客户往来管理方法。

其实，流水账是最适合小公司管理往来业务的财务管理方法。

小公司的流水账必须有几个特点，首先是不同的客户必须分开；其次，一般采用产品明细带金额的方法记账；第三，记账说明的空白一定要足够大，详细记录当时的情况，以备与客户对账。

另外，现在的电脑财务管理软件已经有了很大的进步，具有很好的实用性，尤其是一些专业的进销存管理软件，比较适合小公司管理自己的往来业务。当您采用电脑管理之后，还有一个好处，您或许会被人刮目相看，提高自己的声誉和形象。所以，建议您采用电脑管理，反正迟早要采用。

4．防止“偷手”

现在各种“偷手”几乎是最普通的事情，但所有的老板都在想法设法防止自己员工的“偷手”，即便您自己的创业资金都是由“偷手”积累下来的。所有的老板都从骨子里反对自己员工的“偷手”，您却为了展．开业务，千方百计地拉客户(客户公司的部门经理与员工)下水，让客户“偷手”。

防止“偷手”绝对不能从道义上人手，向您的工作人员讲述您都感到自相矛盾的仁义道德，谁都会觉得是在搞笑。大家都知道，一些强调企业文化的大中型企业的工作人员，“偷手”的胃口远远超过许多老板的想象力。白花花的银子摆在面前，很少有不下水的，尤其是为私人企业打工的工作人员。

下面是一些防止“偷手”的实战高招：

①给工作人员合理的报酬。

也就是高薪养廉吧，实施这一招，您多半会感到一定程度的心疼，而工作人员并不认为是什么高薪。

②不要让工作人员有“偷手”的机会。

前提是您生意的规模不能太大；您必须亲自参与业务的实施；与客户的老板关系很好。

建立防止“偷手”的财务制度。不要迷信财务制度的效果，通常只能减少“偷手”的可能性，增加“偷手”的成本，如同防盗门的作用一样。相关的财务制度可以参照正规的财务制度规章。关键在于您一定要重视，并且随时检查o

5．公私分开

许多私营公司混乱的财务现状，与老板公私不分有直接重要的关系。本来生意的现金周转、利润水平都处于相对理想的状态，但您个人的高消费足可以严重影响您生意的财务状况。同时，尽管是“肉烂在锅里”，您事业由于财务的公私不分，很难使您的事业正常发展。

我们都知道，尽量减少企业营运过程中的不可预计因素，是保证企业顺利营运与发展的重要措施。老板的日常消费如果实施供给制，完全由您的企业按需供应，则将增加企业的营运费用，莫名其妙地比同行高出一截成本。同时，古人已经语重心长地告诉我们“由俭人奢易，由奢易俭难”，老板如果不加以控制，很容易快速提高自己的消费水平。如果再有一些不良嗜好，处于创业期的企业通常是很难承担如此高额的费用，离破产也就不远了。

公私分开对于合伙经营的小型企业，具有更加重要的意义。如果有一个人不遵守游戏规则，大家都将不遵守游戏规则。转眼之间，一家前途光明的企业也就倒闭了。

自主创业，也必须承担必要的家庭责任，也有必要的个人消费。如果不能从企业中随便拿钱，岂不是要喝西北风?在实务中有一个良好的方法，可以解决老板公私分开的问题，就是自己给自己开一份适当的工资。这是一个很好的创意与方法，可以解决小型企业许多问题。

首先，您有一份工资可以养家糊口，并在一定阶段维持一定的生活水平；同时还防止您过早地进人奢侈消费的行列，对您副业积累必要的发展资金有利。

其次，每月固定的老板工资，与聘请一名总经理的价值一样，是一种合理的营运成本，降低了企业的营运风险。

合伙企业的合伙人中，有多种情况。有参与企业业务的，也有不少与企业无业务的；参与的程度、个人的能力也有一定的差异。如果采用同样的利润分配形式，是鞭打快牛，将严重伤害部分合伙人的利益与积极性，导致企业的解体。而通过工资差异的调节，至少可以缓解这种矛盾。

现金交易，唱收唱付

这句商业谚语，是说经商者，特别是零售商店和饭店，每天要直接收顾客的现金。所以，在收付款时，要边收边唱出应收数，交款数和应找数三个数字。让顾客心里有数，自己也有数，以便减少差错，加快交易。

可是有的收款员和营业员收款时，怕麻烦，爱面子，不愿唱收唱付，只低头收款，时常发生误解、失误而与顾客引起争论、吵架，甚至发生打骂事件。唱收唱付，是收款员和营业员必须做的基本工作，也是解除商店与顾客之间矛盾一种方法，更是顺利开展业务应注意的一个环节。所以收款员和营业员人人要做到，收付款笔笔要做到。为此，要注意以下几点：

1．要备足零用钱，把方便让给顾客

有的商店不是把方便让给顾客，而是把麻烦推给顾客，把方便留给自己。他们公开在收款处写上“零钞自备”四个大字，有的顾客开完票去交款，因无零钱，只好悻悻离去。银行在整日通兑，他们就是不去，宁可丢掉生意。备用零钱的本身，远远超过零钱的价值，·因为它不仅是几角几分钱币，而是体现着经商者一种为顾客至诚的服务精神。

2．对支票、汇票要进行核对

据报上披露，有的经济骗子，伪造假的汇票或偷窃转账支票、现金支票。以单位的名义，到商店套购数量较大、价值较高的商品。所以，一要经常留心当地报纸、电视台有关支票遗失的声明，记住号码，要查对持支票人必须有身份证，其编号与支票上所注号必须相符，否则，应拒付或进一步查对。二要与会计或银行，甚至持支票人的单位取得联系，认准后才能付货。如有假应立即扣住人、物，报告保卫或公安部门处理。

3．学会识别大面额的真假人民币

对收到刃元和1舶元大面额的人民币，要进行鉴别。据报刊和有关资料介绍，其方法是：

一“看”：就是要先看大面额币面，假币上的“中国人民银行”几个字和下方的阿拉伯数码，字迹较粗，正面四位领袖的人物头像，颜色略带橙红色。“深圳版”假币的左面水印的毛主席头像浮在纸面上，并且不清晰，“北京版”假币则没有水印。南宁、柳州发现的假币，版面(特别是数码)不够清晰；票面右上角的阿拉伯数码“50”、“100”色度较淡，版面“刃”元的3个头像神色不足，其中工人头像左眼的焦点较小。

二“摸”：就是用手摸票面。要用手抚摸一下整个版面。当感觉到版面有凹凸感的是真币，如果没有凹凸感的则可能是假币；此外，假币的票面用水擦容易脱色。

三“记”：就是靠记忆要记住假币号码的开头数字特征。目前，市面上出现的假币，如“深圳版”的假币，其中的号码都是以“CP583”开头。所以在收到以“CP583”开头的100元人民币时，要仔细鉴别，确认其真假。

四“感”：就是质感法。“深圳版”假币的纸张较薄，纸质软绵；而“北京版”假币的纸质蜡滑，不够粗糙。

五“量”：就是对大面额币进行丈量法。目前在市面上流行的大面额假币与中国人民银行发行的真币，在长度和宽度上往往不相符。假币的长度一般比真币短0．5厘米，宽度窄0．4厘米。还因为有些是变造币，就是用多张人民币剪拼而成。这种假钞虽然材料是真的，但尺寸大小与真钞不同，一般都略短

六“折”：就是用手折票面。从纸质上看，假钞票纸质棉软或单薄发脆，真钞票纸质韧硬，手感厚实，不易折断撕裂。

七“照”：就是用逆光照看。较大面额的人民币，在左侧都有水印的图或像，逆光透照即可看清。如1舶元钞票水印图是毛泽东头像；50元钞票是炼钢工人头像；10元钞票是放光辉的天安门城楼；新发行的5元钞票是古钱币图案等等。有的假钞侧看起来也有图案，但那不是水印，逆光一照反而没有了。

八“鉴”：就是请权威部门鉴别。许多假钞是通过在市场上买商品找兑，一般是大面额票子。一旦碰到这种情况，如有怀疑时，应及时报告公安机关，或者请银行进行鉴别。以免上当受骗，蒙受经济损失。

4．学会识别真假美元

美元是当今世界上流通最广的货币。据介绍，在世界上流通的假美元的7000多种。随着对外开放，也开始流人我国，故要学会鉴别真假美元。据报刊和有关资料介绍，综合起来其方法有：

“看”：真美元的纸是专门制造的，主要用棉花为原料，纤维结构紧密，纸质比较细腻，颜色为深浅色。正面人物的肖像很有神，有一种立体感，背面花纹、建筑物图案及“上帝与我们同在”一词的印刷清晰度高，比例、大小均匀。而假美元是照相制版，采用透印方法，伪造中出现失真，人像画面呆板、两眼无神，多数用代用纸，一般韧性差，手感发软不挺实。真钞在造纸过程不规则印进红、蓝安全纤维，埋在纸中隐约可见，有的浮在表面，长短不一。

“摸”：真美元大都采用凹版印刷，四个角上的面额数字，用手摸时，应有凸凹感。而伪钞发滑。

“挑”：真美元票面的空白处，有一些极细小的红色、黑色丝，此种金属丝乃是特制品，使用针尖可将其挑出，但却不易折断。

“擦”：真美元票面正面右侧的绿色徽记和绿色号码，如在白纸上用力擦时，纸上能留下些“绿痕”。如果和以上情况有别的，很可能是假美元。

“比”：就是把真美元和收到的美元放在一块进行对比、比较，假美元很快显原形。真美元正面的黑色图案，颜色为深黑色，并有柔润的光泽，用旧不变，背面绿色的油墨由于年版不同，绿色稍有些区别。假美元黑色油墨带灰，无光泽，绿中泛黄或偏深。

“检”：就是在必要时，要通过测试仪进行检测，从而鉴别出真假美元。

“算”：就是通过对美元正面数字进行计算，来识别真假。美元正面的号码，如用6去除余数为1，这样在美元票面正面右下角有一“A”字；余数为2，有+“B”字；余数为3，有一“C”宇；余数为4，有一“D”字；余数为5，有一“E”字；如果恰好是除尽，会有一“厂”字。